Checklist pour organiser une soirée sur l’environnement
Une soirée sur l’environnement demande plus qu’un programme et quelques intervenants. Il faut coordonner le lieu, les autorisations, les ateliers, les inscriptions, le catering et la technique sans perdre le fil. Cette checklist rassemble 63 tâches et 80 fournitures, dans l’ordre où elles deviennent utiles. Vous pouvez ainsi préparer la communication assez tôt, confirmer les besoins alimentaires et garder du temps pour tester le vidéoprojecteur, les microphones et les activités avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Contacter les intervenants
2 personnes
Prévoir les animateurs d'atelier
2 personnes
Publier le programme en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Planifier les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver la technique
Commander le catering
2 personnes
Définir les flux de déchets
2 personnes
Sélectionner le matériel d’atelier
2 personnes
Rassembler les présentations
Imprimer le déroulé
Confirmer les inscriptions
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables d’information
3 personnes
Installer les stations de déchets
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Vérifier le niveau sonore
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueil des visiteurs
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
3 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
Ravitaillement en matériel d’information
Animer le débat
2 personnes
Répondre aux questions du public
3 personnes
Assurer la clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Ranger le matériel technique
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tables hautesqté 3
- Portants à vêtementsqté 2
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Bols réutilisablesqté 70
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 70
- Verres à théqté 70
- Fourchettesqté 80
- Couteauxqté 80
- Cuillèresqté 80
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Pincesqté 6
- Verres doseursqté 3
- Glacièresqté 4
- Carafes de serviceqté 6
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Câbles de rechargeqté 4
- Cliqueur de présentation
- Paperboardqté 2
- Feutres pour paperboardqté 12
Matériel d'atelier
- Tables de travailqté 4
- Tapis de travailqté 12
- Gants de jardinageqté 20
- Pots réutilisablesqté 30
- Barquettes de grainesqté 30
- Étiquettes pour plantesqté 40
- Cordeqté 4
- Ciseauxqté 12
- Pinceauxqté 20
- Saladiersqté 8
- Cuillères doseusesqté 8
- Terreauqté 6
- Semences biologiquesqté 12
- Étiquettes nominatives en boisqté 80
Décoration
- Plantesqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Guirlande de fanions réutilisableqté 4
- Plateauxqté 6
Inscription
- Badges nominatifsqté 80
- Porte-badgesqté 80
- Sets de stylosqté 20
- Presse-papiersqté 6
- Listes de présenceqté 6
- Brochures du programmeqté 80
- Brochures d’informationqté 150
- Autocollantsqté 200
- Boîte de dons
Déchets
- Poubellesqté 6
- Bacs en cartonqté 3
- Bac à compost
- Pinces à déchetsqté 4
- Caissesqté 12
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Gants de nettoyageqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Sécurité
- Passe-câblesqté 8
- Ruban de marquageqté 4
- Lampes de pocheqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date, le programme et le lieu avant de communiquer : prévoyez au moins 6 semaines pour obtenir les autorisations, confirmer les intervenants et publier les inscriptions.
- Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme est stabilisé. Demandez les besoins alimentaires et envoyez une confirmation finale 3 à 5 jours avant la soirée.
- Pour chaque atelier, désignez un animateur et préparez le matériel séparément. Regroupez les présentations, les supports imprimés et les fournitures dans des bacs identifiés pour éviter les recherches le jour même.
- Réservez la technique avant de commander le catering : vérifiez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones, puis faites un test complet au moins 2 heures avant l’ouverture.
- Prévoyez les flux de déchets avant l’installation des tables. Placez les contenants aux endroits de passage et préparez la vaisselle réutilisable, les carafes, les thermos et les glacières avant l’arrivée des participants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une soirée sur l’environnement ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, contacter les intervenants, lancer les inscriptions et organiser la technique.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une soirée sur l’environnement ?
- Ouvrez-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fermez ou vérifiez les inscriptions 3 à 5 jours avant pour ajuster le catering et les besoins alimentaires.
- Quand tester le matériel audiovisuel ?
- Faites un test complet le jour même, au moins 2 heures avant l’ouverture du lieu. Vérifiez les présentations, les branchements, le son, les microphones et la visibilité de l’écran depuis les sièges.
- Combien de boissons prévoir pour la soirée ?
- Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et refroidissez les boissons avant l’accueil.
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