Checklist voor een midgetgolftoernooi organiseren

Een midgetgolftoernooi loopt soepel als je eerst de baan en regels vastlegt en daarna pas deelnemers en catering afrondt. Sluit de deelnemerslijst op tijd, zodat je startgroepen, startnummers en scorekaarten kunt voorbereiden. Controleer vóór de ontvangst of clubs, ballen en scoremateriaal compleet zijn. Op de dag zelf heb je vooral een duidelijke registratie, een korte uitleg en iemand nodig die de eerste ronde begeleidt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Midgetgolfbaan reserveren
Toernooiregels vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst sluiten
Startgroepen indelen
2 personen
Baanreservering bevestigen
Prijzen en medailles ophalen
Boodschappen doen
2 personen
Scorekaarten voorbereiden
2 personen
Wedstrijdschema afdrukken
Prijzentafel inpakken
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Wedstrijdinformatie ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Midgetgolfmateriaal controleren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Toernooiregels toelichten
Eerste ronde begeleiden
4 personen
Scores eerste ronde invoeren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Tweede ronde begeleiden
4 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Finaleronde begeleiden
4 personen
Eindscores controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen en medailles uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Midgetgolfmateriaal retourneren
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Uitslagen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Midgetgolfclubsaantal 60
Midgetgolfballenaantal 60
Scorekaartenaantal 180
Potlodenaantal 60
Startnummersaantal 60
Pionnenaantal 12
Maatbeker voor scoresaantal 2

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Megafon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 6
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Broodmandenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Prijsbekersaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de baanreservering zodra de deelnemerslijst sluit. Gebruik het definitieve aantal spelers om startgroepen, scorekaarten en het wedstrijdschema af te stemmen.
Plan de registratie vóór de eerste startgroep. Leg startnummers, potloden en scorekaarten bij elkaar op de registratietafel, zodat deelnemers niet tussen de spullen hoeven te zoeken.
Leg de toernooiregels kort en zichtbaar vast. Hang de wedstrijdinformatie op en geef mondeling uitleg voordat de eerste groep vertrekt.
Controleer midgetgolfclubs en -ballen vóór de deelnemers arriveren. Tel het materiaal en leg ontbrekende onderdelen meteen bij de baanbeheerder neer, niet pas tijdens de eerste ronde.
Regel eten en drinken naast de wedstrijdorganisatie. Vul de koelboxen, zet buffettafels en afvalbakken klaar en houd dieetwensen bij de hand voordat de hapjes worden geserveerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een midgetgolftoernooi organiseren?: Reserveer de midgetgolfbaan bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 1 week voor het toernooi de deelnemerslijst kunt sluiten en de startgroepen kunt indelen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de voorbereiding op de dag zelf?: Plan minimaal 90 minuten voor het klaarzetten van registratie, tafels, stoelen, scorekaarten, catering en versiering. Controleer clubs en ballen uiterlijk 30 minuten vóór de eerste startgroep.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst sluiten?: Sluit de lijst 5 tot 7 dagen vóór het midgetgolftoernooi. Dan kun je startnummers, scorekaarten en het wedstrijdschema afdrukken en dieetwensen nog verwerken.
Wat moet ik klaarleggen bij de registratietafel?: Leg minstens 1 scorekaart en 1 potlood per deelnemer klaar, plus de startnummers en de deelnemerslijst. Zet de tafel 30 minuten vóór de ontvangst op, zodat je de eerste spelers direct kunt registreren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.