Checklist pour organiser un tournoi de mini-golf

Un tournoi de mini-golf se prépare surtout dans le bon ordre : réserver la piste, fixer les règles, puis gérer les inscriptions et les groupes de départ. Cette checklist couvre les 44 tâches et le matériel nécessaires, de la première réservation à la saisie des scores du premier tour. Tu y trouveras aussi les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les cartes de score, les numéros de départ et la table des prix. Utilise-la pour avancer sans devoir tout reconstituer toi-même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le mini-golf
Définir les règles du tournoi
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Clôturer la liste des participants
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Confirmer la réservation de la piste
Récupérer les prix et les médailles
Faire les courses
2 personnes
Préparer les cartes de score
2 personnes
Imprimer le planning du match
Préparer la table des prix
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Afficher les informations du match
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel de mini-golf
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Expliquer les règles du tournoi
Encadrer la première manche
4 personnes
Saisir les scores du premier tour
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner le deuxième tour
4 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Animer la finale
4 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix et les médailles
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Retourner le matériel de minigolf
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Partager les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 4

Matériel de sport

Clubs de mini-golfqté 60
Balles de mini-golfqté 60
Fiches de scoreqté 180
Crayonsqté 60
Numéros de départqté 60
Cônesqté 12
Bac doseur pour les scoresqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4
Mégaphone

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Louchesqté 6
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 4

Décoration

Ballonsqté 80
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Coupesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve la piste avant d’envoyer les invitations, puis confirme la réservation une deuxième fois quelques jours avant le tournoi. Vérifie aussi le nombre de clubs, de balles et de fiches de score disponibles.
Fixe les règles et le format du tournoi avant l’ouverture des inscriptions : nombre de manches, méthode de comptage et critères de départage. Prévois une explication courte à donner sur place, en 5 minutes environ.
Clôture la liste des participants au moins 3 jours avant l’événement. Tu pourras alors répartir les groupes de départ, préparer les numéros et anticiper les besoins alimentaires au lieu de modifier le planning au dernier moment.
Prépare les cartes de score, le planning et les informations du match sur papier avant l’accueil. Une imprimante, un ordinateur portable, des crayons et des rallonges évitent de dépendre d’une installation improvisée.
Ne garde pas les boissons, les en-cas et la table des prix pour la dernière demi-heure. Remplis les glacières et installe les tables, chaises, poubelles et affichages avant l’arrivée des participants, idéalement 60 minutes à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un tournoi de mini-golf ?: Commence les préparatifs au moins 3 semaines avant la date prévue. Réserve la piste dès le départ, envoie ensuite les invitations et garde les 3 derniers jours pour clôturer les inscriptions, répartir les groupes et confirmer le matériel.
Quand faut-il clôturer les inscriptions au tournoi de mini-golf ?: Fixe une date limite 3 jours avant le tournoi. Il te restera assez de temps pour établir les groupes de départ, imprimer le planning, préparer les numéros et vérifier les besoins alimentaires.
Combien de temps avant l’arrivée des joueurs faut-il installer le tournoi ?: Prévois au moins 60 minutes pour installer les tables, les chaises, la table d’inscription, les glacières et l’affichage. Garde ensuite 15 minutes pour vérifier les clubs, les balles, les fiches de score et les crayons.
Que faut-il prévoir pour compter les scores du premier tour ?: Prépare une fiche de score et un crayon pour chaque groupe, ainsi qu’un ordinateur portable si les résultats sont saisis numériquement. Désigne une personne responsable de la saisie dès la fin de la première manche pour éviter les fiches manquantes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.