Checklist voor een middelbare school open dag

Een middelbare school open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen lokalen openzetten. Je moet bezoekersstromen, rondleidingen, presentaties en de ontvangst op elkaar afstemmen. Plan eerst datum en programma, deel daarna lokalen en rondleiders in en werk toe naar een duidelijke briefing voor docenten en vrijwilligers. Controleer vlak voor de dag ook techniek, routeborden, koffievoorziening en alle materialen op locatie. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke praktische zaken vaak te laat worden opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Lokalen en rondleidingen indelen
3 personen
Open dag aanmelden
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale berichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Rondleiders indelen
2 personen
Docentenbriefing maken
2 personen
Vrijwilligersbriefing maken
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
2 personen
Plattegronden voorbereiden
2 personen
Routeborden ontwerpen
Naamkaartjes maken
2 personen
Presentaties verzamelen
2 personen
Techniek per lokaal controleren
2 personen
Printmateriaal maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar school brengen
3 personen
Koffieapparaten testen
2 personen
Koelkasten vullen
2 personen
Ontvangstbalie voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Informatiekramen inrichten
6 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Plattegronden neerleggen
2 personen
Techniek aansluiten
3 personen
Presentaties klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen

Event

Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers wegwijs maken
4 personen
Rondleidingen begeleiden
8 personen
Lessen demonstreren
10 personen
Voorlichtingen presenteren
4 personen
Vragen beantwoorden
6 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffettafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Fotomomenten begeleiden
2 personen
Inschrijfformulieren verzamelen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Afval sorteren
3 personen
Lokalen schoonmaken
5 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Ontvangstbalie leegruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Aanmeldingen archiveren
Bedankbericht versturen
2 personen
Opvolgvragen beantwoorden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatietafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Ontvangstbalie
Tafelkledenaantal 20
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 8
Beamersaantal 6
Projectieschermenaantal 6
Luidsprekersaantal 4
Microfoonsaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadkabelsaantal 10
Presentatieklikkersaantal 6
Portofoonsaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 10
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Tangenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Vlaggenlijnenaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Schoolbanierenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 20
Plantenaantal 12
Fotowand
Krijtbordenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Drankdispensersaantal 4
Koelcontainersaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Broodmandenaantal 8
Etikethoudersaantal 20
Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 6 weken vooraf het programma, de lokalen en de rondleidingen vast. Zo houd je tijd over om uitnodigingen te ontwerpen, aanmeldingen te verwerken en rondleiders in te delen.
Plan een gezamenlijke docenten- en vrijwilligersbriefing uiterlijk 1 week vooraf. Vermeld per persoon de starttijd, route, taak, verzamelplek en wie vragen over dieetwensen of aanmeldingen opvangt.
Test per lokaal uiterlijk 1 dag vooraf de laptop, beamer, het projectiescherm, de luidspreker en de presentatieklikker. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; een ontbrekende aansluiting kost op de dag zelf snel 15 minuten.
Richt de ontvangstbalie minimaal 1 uur voor de start in met naamkaartjes, plattegronden, programma’s en routeborden. Zet informatietafels en stoelen zo neer dat bezoekers niet voor de ingang blijven staan.
Bestel catering op basis van het aantal aanmeldingen en tel servies en koffievoorziening apart na. Vul koelkasten en thermoskannen vlak voor opening, en controleer of er per lokaal een afvalbak en voldoende drinkglazen beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een middelbare school open dag organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, lokalen en rondleidingen. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je de aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 1 week voor de open dag kunt verwerken.
Hoe deel je lokalen en rondleidingen in voor een open dag?: Maak uiterlijk 4 weken vooraf een route per bezoekersgroep en wijs per route een rondleider aan. Houd per rondleiding ongeveer 30 tot 45 minuten aan en plan 10 minuten tussen groepen voor verplaatsing en vragen.
Wanneer moet je de techniek voor een open dag controleren?: Controleer beamers, laptops, microfoons, luidsprekers en presentaties 1 dag vooraf in elk lokaal. Test daarnaast alle verlengkabels en stekkerdozen en leg reserve-oplaadkabels op een centrale plek.
Hoeveel tijd heb je nodig om de ontvangst van een open dag klaar te zetten?: Begin minimaal 1 uur voor de start met de ontvangstbalie, tafels, naamkaartjes, plattegronden en routeborden. Laat minstens 2 medewerkers bij de balie staan tijdens het eerste uur, wanneer de meeste bezoekers tegelijk binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.