Journée portes ouvertes du lycée : la checklist d’organisation

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours clair et une équipe bien briefée. Commence par fixer la date, le programme et la répartition des salles, puis organise les inscriptions et les visites guidées. Dans les derniers jours, vérifie chaque présentation, teste la technique et prépare l’accueil. Cette checklist t’aide à suivre les 69 tâches du projet sans oublier les détails qui bloquent souvent le déroulement sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Répartir les salles et les visites guidées
3 personnes
Inscription pour la journée portes ouvertes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les guides
2 personnes
Préparer le briefing des enseignants
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Préparer les plans
2 personnes
Concevoir les panneaux d’orientation
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Rassembler les présentations
2 personnes
Vérifier la technique dans chaque salle
2 personnes
Créer le matériel d'impression
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Apporter le matériel à l'école
3 personnes
Tester les machines à café
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager les stands d'information
6 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Déposer les plans
2 personnes
Brancher la technique
3 personnes
Préparer les présentations
3 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes

Événement

Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Orienter les visiteurs
4 personnes
Accompagner les visites guidées
8 personnes
Faire des démonstrations de cours
10 personnes
Présenter les séances d'information
4 personnes
Répondre aux questions
6 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables du buffet propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Encadrer les séances photo
2 personnes
Rassembler les formulaires d’inscription
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer les locaux
5 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Dégager le comptoir d’accueil
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Archiver les inscriptions
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Répondre aux questions de suivi
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Accueil
Nappesqté 20
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 8
Vidéoprojecteursqté 6
Écrans de projectionqté 6
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles de rechargeqté 10
Cliques de présentationqté 6
Talkies-walkiesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 180
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 10
Thermosqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pincesqté 8

Décoration

Ballonsqté 200
Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Bannières de l'écoleqté 4
Décoration de tableqté 20
Plantesqté 12
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 12
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Conteneurs réfrigérésqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Corbeilles à painqté 8
Porte-étiquettesqté 20
Courses

Conseils

Prévois l’inscription suffisamment tôt pour connaître le nombre de visiteurs, les besoins alimentaires et le nombre de guides à répartir. Relance les inscrits quelques jours avant la date retenue.
Attribue chaque salle à une visite ou à une présentation précise et prépare les plans ainsi que les panneaux d’orientation. Un parcours visible dès l’accueil évite les groupes qui se croisent ou arrivent en retard.
Organise deux briefings séparés : un pour les enseignants et un pour les bénévoles. Distribue les rôles, les horaires, les points de rendez-vous et les moyens de communication, notamment les talkies-walkies si le lycée est étendu.
Teste la technique dans chaque salle au plus tard la veille : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, haut-parleurs, microphone, rallonges et multiprises. Prévois aussi les câbles de recharge et une solution de présentation de secours.
Installe le comptoir d’accueil avant l’arrivée du premier groupe et regroupe badges, plans et informations utiles au même endroit. Vérifie ensuite le café, les réfrigérateurs, la vaisselle et les poubelles pour éviter les courses de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes au lycée ?: Envoie une première invitation environ 3 à 4 semaines avant l’événement, puis une relance 5 à 7 jours avant. Ce délai laisse aux familles le temps de s’inscrire et permet de prévoir les groupes de visite.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévois au minimum 4 semaines pour gérer le programme, les inscriptions, les invitations, les équipes et les réservations. Commence les tests techniques et la préparation de l’accueil 1 à 2 jours avant la journée.
Que faut-il vérifier dans les salles la veille ?: Teste chaque ordinateur, vidéoprojecteur, écran, microphone et haut-parleur, puis contrôle les rallonges, multiprises et câbles de recharge. Fais un essai complet d’au moins 15 minutes avec la présentation prévue.
Comment organiser l’accueil des visiteurs le jour J ?: Installe le comptoir d’accueil au moins 60 minutes avant l’ouverture, avec les badges, les plans et les informations sur les visites. Prévois une personne pour les inscriptions sur place et une autre pour orienter les premiers groupes.

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