Checklist voor een meubelzaak open dag organiseren

Een meubelzaak open dag vraagt om meer dan een uitnodiging en koffie. Je moet bezoekersstromen, productpresentaties, actieprijzen en de ontvangst op elkaar afstemmen. Begin met het programma en de bezoekerslijst, regel daarna catering en praktische informatie zoals route en parkeren. In de laatste week draait alles om prijskaartjes, plattegrond, techniek, inrichting en gekoelde dranken. Met deze checklist zie je wat je wanneer voorbereidt en welke details vaak pas op de ochtend zelf opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Bezoekersprogramma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Reserveringen maken
Route naar winkel controleren
Parkeerinformatie voorbereiden
Productpresentaties selecteren
2 personen
Actieprijzen controleren
2 personen
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
Plattegrond voor bezoekers maken
Boodschappen doen
2 personen
Promotiemateriaal klaarleggen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Winkel grondig schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Borden en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Producten verkoopklaar maken
3 personen
Demoruimtes inrichten
3 personen
Muziek en verlichting instellen
2 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Teambriefing houden
6 personen
Deuren en entree controleren
2 personen

Event

Bezoekers welkom heten
2 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Bezoekers rondleiden
4 personen
Productinformatie geven
4 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringtafel netjes houden
Afvalbakken legen
Toiletten controleren
Voorraad aanvullen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Winkel schoonmaken
3 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Beschadigde materialen apart zetten
Openstaande klantvragen noteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Partytentaantal 2
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerplateausaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Pinapparatenaantal 2
Laptopsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Koelcontainersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Fotowand
Presentatiestandaardsaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Moppenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Stofzuigersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 24

Catering

Boodschappen

Promotie

Flyersaantal 500
Waardebonnenaantal 200
Bedrijfspennenaantal 100
Draagtassenaantal 150
Naamstickersaantal 200
Klembordenaantal 6
Inschrijfformulierenaantal 250
Clipboardsaantal 6
Prijskaartjesaantal 100
Pennenaantal 30
A4-printpapieraantal 2
Inktcartridgesaantal 2
Stoepbordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12

Veiligheid

Antislipmattenaantal 12
Kabelmattenaantal 10
Afzetlintaantal 4
Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Tips

Leg uiterlijk twee weken vooraf het bezoekersprogramma, de geselecteerde productpresentaties en de actieprijzen vast. Zo kun je prijskaartjes, uitnodigingen en een duidelijke plattegrond in één keer voorbereiden.
Verwerk aanmeldingen dagelijks en vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de open dag uit. Gebruik de definitieve bezoekerslijst daarna om hapjes, dranken, kopjes, glazen en borden te berekenen.
Controleer de route naar de winkel en maak parkeerinformatie minstens 5 dagen vooraf klaar. Zet die informatie ook op de uitnodiging of in de bevestiging, want bezoekers zoeken vaak pas onderweg naar de juiste ingang.
Test techniek niet alleen op stroom, maar ook op bereik en aansluitingen. Controleer pinapparaten, laptops, speakers, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 2 dagen vooraf en leg reservekabels klaar.
Richt de winkel de dag ervoor volledig in: tafels, stoelen, statafels, ontvangstbalie, cateringtafel en bewegwijzering. Zet koelboxen en koelcontainers pas op de ochtend zelf aan het werk, zodat dranken koud blijven en de winkel niet onnodig vol staat.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een meubelzaak open dag organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met het programma, de uitnodigingen en de productselectie. Leg catering, reserveringen en parkeerinformatie uiterlijk 1 week voor de open dag vast. Plan de inrichting en techniekcontrole in de laatste 2 dagen.
Hoeveel hapjes en drankjes heb ik nodig voor een meubelzaak open dag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en ongeveer 4 tot 6 kleine hapjes per persoon. Tel 10% extra mee voor onverwachte bezoekers of verspilling. Gebruik de definitieve bezoekerslijst als basis voor je bestelling.
Wanneer moet ik prijskaartjes en actieprijzen controleren?: Controleer actieprijzen en prijskaartjes uiterlijk 3 dagen vooraf, nadat de productpresentaties zijn geselecteerd. Loop op de dag ervoor nog één volledige ronde door de winkel. Zo voorkom je dat bezoekers verschillende prijzen zien op kaartjes, promotiemateriaal en bij de ontvangstbalie.
Wanneer richt ik een meubelzaak in voor een open dag?: Zet tafels, stoelen, statafels, kledingrekken, afvalbakken en de ontvangstbalie bij voorkeur de dag ervoor klaar. Test techniek dan ook meteen. Bereid hapjes en zet dranken koud op de ochtend van de open dag, kort voor de eerste bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.