Checklist pour organiser les portes ouvertes d’un magasin de meubles

Une journée portes ouvertes réussie se prépare comme un parcours en magasin : les visiteurs doivent savoir quand venir, où se garer et quoi découvrir dès leur arrivée. Commencez par le programme, les invitations et les inscriptions, puis ajustez le catering au nombre confirmé. La veille, vérifiez les prix, les étiquettes, la technique et le plan de circulation. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer l’accueil, les tables, les chaises et le buffet avant l’arrivée du premier invité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer le programme des visiteurs
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier le trajet vers le magasin
Préparer les informations de stationnement
Sélectionner les présentations de produits
2 personnes
Vérifier les prix promotionnels
2 personnes
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Créer un plan pour les visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel promotionnel
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Nettoyer soigneusement le magasin
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
Préparer les produits pour la vente
3 personnes
Aménager les espaces de démonstration
3 personnes
Régler la musique et l’éclairage
2 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
6 personnes
Contrôler les portes et l'entrée
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Guider les visiteurs
4 personnes
Fournir des informations sur les produits
4 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir la table traiteur en ordre
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes
Réanimer les stocks
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le magasin
3 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Mettre les matériaux endommagés à part
Noter les questions en attente des clients

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tente de réceptionqté 2
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes mobilesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Mur photo
Présentoirsqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Aspirateursqté 2
Chiffons microfibresqté 24

Catering

Courses

Promotion

Flyersqté 500
Chèques-cadeauxqté 200
Stylos d’entrepriseqté 100
Sacs de transportqté 150
Étiquettes nominativesqté 200
Presse-papiersqté 6
Formulaires d'inscriptionqté 250
Presse-papiersqté 6
Étiquettes de prixqté 100
Stylosqté 30
Papier d'impression A4qté 2
Cartouches d'encreqté 2
Chevalets de trottoirqté 4
Panneaux indicateursqté 12

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 12
Passe-câblesqté 10
Ruban de balisageqté 4
Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24

Conseils

Commencez les invitations au moins trois semaines avant l’événement. Demandez une confirmation de présence et les besoins alimentaires afin de disposer d’une liste fiable avant de commander le catering.
Prévoyez le parcours des visiteurs avant d’installer les meubles présentés. Gardez les passages dégagés et placez les informations de stationnement à la fois dans l’invitation et à l’accueil.
Vérifiez les prix promotionnels et imprimez les étiquettes au plus tard la veille. Une étiquette manquante ou un prix différent entre le produit et le terminal de paiement crée immédiatement des demandes à traiter.
Testez les ordinateurs portables, les enceintes, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Faites le test avec l’installation réelle, puis chargez les terminaux de paiement et gardez une solution de secours pour les branchements.
Installez le comptoir d’accueil et la table traiteur avant de remplir les glacières. Pour le premier service, comptez environ deux à trois boissons par personne et prévoyez les tasses, verres, assiettes et couverts en fonction des inscriptions confirmées.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer des portes ouvertes en magasin de meubles ?: Prévoyez environ trois semaines pour concevoir et envoyer les invitations. Réservez le catering et le matériel dès que les premières inscriptions donnent une estimation fiable, puis faites les vérifications finales la veille.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs en magasin ?: Préparez un comptoir d’accueil, la liste actualisée des visiteurs, les informations de stationnement et un plan simple du parcours. Installez cet espace au moins une heure avant l’arrivée prévue du premier invité.
Combien de boissons prévoir pour des portes ouvertes ?: Pour le premier service, comptez deux à trois boissons par personne, puis ajustez selon la durée et le programme. Refroidissez les boissons à l’avance et gardez une réserve dans les glacières pour éviter une rupture pendant les présentations.
Quand installer les tables et le buffet pour une journée portes ouvertes ?: Installez les tables, les chaises et la table traiteur le jour même, idéalement deux heures avant l’ouverture. Cela laisse le temps de nettoyer, de tester la technique, de remplir les glacières et de corriger le parcours des visiteurs.

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