Menwedstrijd organiseren: checklist en planning
Een menwedstrijd organiseren vraagt meer dan een parcours uitzetten en deelnemers uitnodigen. Leg eerst de datum, locatie, rubrieken en het wedstrijdreglement vast; daarna volgen officials, vergunningen, inschrijvingen en vrijwilligers. In de laatste week draait alles om startvolgorde, materiaalcontrole, weersverwachting en duidelijke communicatie. Gebruik de checklist om 77 taken en 53 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, van wedstrijdkoetsen en hindernissen tot startlijsten en omroepinstallatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
2 personen
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Parcours en rubrieken bepalen
3 personen
Officials en jury uitnodigen
2 personen
Hindernissen controleren
3 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Deelnemersformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Prijzen en linten bestellen
Vergunningen controleren
2 personen
EHBO-middelen controleren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startvolgorde opstellen
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Parcours definitief inspecteren
3 personen
Startlijsten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Terrein en toiletten controleren
2 personen
Paddock afzetten
4 personen
Parcours uitzetten
5 personen
Hindernissen opbouwen
5 personen
Start- en finishlijn plaatsen
2 personen
Jurytafel plaatsen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Toiletvoorzieningen aanvullen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Jurybriefing houden
4 personen
Vrijwilligersbriefing houden
8 personen
Event
Deelnemers aanmelden
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Paarden en aanspanningen controleren
3 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma omroepen
Dressuurproef begeleiden
4 personen
Dressuuruitslagen verwerken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Parcours tussen proeven controleren
3 personen
Vaardigheidsparcours begeleiden
5 personen
Tussentijdse uitslagen verwerken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Marathonparcours controleren
4 personen
Marathononderdeel begeleiden
6 personen
Marathonuitslagen verwerken
2 personen
Publiek informeren over uitslagen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
Laatste consumpties serveren
2 personen
Deelnemers uitgeleide doen
2 personen
Publieksterrein afsluiten
3 personen
Nazorg
Hindernissen afbreken
5 personen
Parcoursmaterialen verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Ongebruikte voorraad opruimen
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 60
- Jurytafelsaantal 3
- Barkrukkenaantal 6
- Kleedkamerschermenaantal 4
Sportmateriaal
- Wedstrijdkoetsenaantal 2
- Parcourskegelsaantal 24
- Wedstrijdballenaantal 24
- Parcourslettersaantal 20
- Hindernisblokkenaantal 24
- Hindernishekkenaantal 12
- Afzetpalenaantal 80
- Afzetlintaantal 12
- Startnummersaantal 40
- Dressuurlettersaantal 20
- Meetlintenaantal 3
- Stopwatchesaantal 6
- Scorebordenaantal 3
- Reserveonderdelen
Apparatuur
- Omroepinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 8
- Laptopaantal 2
- Printersaantal 2
- Powerbanksaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Drinkglazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 6
Decoratie
- Wedstrijdvlaggenaantal 20
- Podiumlintenaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de wedstrijdadministratie ruim vóór de wedstrijddag. Open de inschrijvingen pas nadat rubrieken, reglement en deelnemersformulier klaar zijn, en verwerk aanmeldingen dagelijks zodat ontbrekende gegevens en dieetwensen niet in de laatste week blijven liggen.
- Controleer het parcours twee keer: eerst bij de opbouw en daarna definitief kort voor de start. Loop hindernisblokken, hindernishekken, parcourskegels, afzetlint en parcoursletters na en leg reserveonderdelen en meetlinten klaar op een vaste plek.
- Maak een aparte indeling voor officials en vrijwilligers. Noteer per post wie verantwoordelijk is voor jurytafels, startnummers, scoreborden, deelnemersbegeleiding en veiligheid; bevestig deze indeling uiterlijk enkele dagen vóór de wedstrijd.
- Test de techniek vóór het publiek arriveert. Controleer omroepinstallatie, microfoons, luidsprekers, laptop, printers, verlengkabels en stekkerdozen en werk kabels weg met kabelmatten; houd powerbanks achter de hand voor mobiele communicatie.
- Regel catering en dranken op basis van het verwachte aantal aanwezigen en verzamel dieetwensen vóór je bestelt. Koel de dranken vooraf, zet koffiekopjes bij de catering en plaats partytenten, tafels en stoelen zo dat jury, deelnemers en publiek elkaar niet hinderen.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een menwedstrijd organiseren en de locatie vastleggen?
- Leg de wedstrijddatum en locatie zo vroeg mogelijk vast, vóór je officials uitnodigt en inschrijvingen opent. Houd daarna tijd over voor vergunningen, het veiligheidsplan, catering en het definitief inspecteren van het parcours.
- Hoeveel tijd vóór de menwedstrijd moet ik de inschrijvingen openen?
- Open de inschrijvingen pas wanneer reglement, rubrieken en deelnemersformulier definitief zijn. Sluit ze op een vooraf bepaalde termijn vóór de wedstrijd, zodat je aanmeldingen kunt verwerken, deelnemers bevestigen en de startvolgorde opstellen.
- Wanneer maak ik de startlijst voor een menwedstrijd?
- Maak de startvolgorde nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd en de deelnemers zijn bevestigd. Druk de startlijsten kort vóór de wedstrijddag af en houd een actuele digitale versie bij voor wijzigingen.
- Wat moet ik de dag vóór een menwedstrijd controleren?
- Controleer de weersverwachting, het parcours, de hindernissen, EHBO-middelen, startnummers en techniek. Zet dranken koud, leg de materialen per post klaar en bevestig nogmaals de indeling van officials en vrijwilligers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!