Checklist pour organiser un concours d’attelage

Un concours d’attelage demande de coordonner le règlement, le parcours, les catégories, les officiels et la sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à préparer les participants, les bénévoles et le matériel. Prévoyez plusieurs semaines pour obtenir les autorisations, confirmer le jury et construire un planning réaliste. Les derniers jours servent surtout aux contrôles, aux impressions et aux vérifications sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date du concours
2 personnes
Réserver le lieu du concours
2 personnes
Définir le règlement du concours
2 personnes
Déterminer le parcours et les catégories
3 personnes
Inviter les officiels et le jury
2 personnes
Vérifier les obstacles
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Recruter des bénévoles
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Commander les prix et les rubans
Vérifier les autorisations
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir l'ordre de passage
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Inspecter définitivement le parcours
3 personnes
Imprimer les listes de départ
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérification du site et des toilettes
2 personnes
Délimiter le paddock
4 personnes
Mettre en place le parcours
5 personnes
Monter les obstacles
5 personnes
Installer les lignes de départ et d'arrivée
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Ravitailler les sanitaires
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Organiser le briefing du jury
4 personnes
Animer le briefing des bénévoles
8 personnes

Événement

Inscrire les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les chevaux et les attelages
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Annoncer le programme
Encadrer l’épreuve de dressage
4 personnes
Saisir les résultats de dressage
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier le parcours entre les dégustations
3 personnes
Encadrer le parcours de compétences
5 personnes
Saisir les résultats intermédiaires
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier le parcours du marathon
4 personnes
Encadrer l’épreuve du marathon
6 personnes
Traiter les résultats du marathon
2 personnes
Informer le public des résultats
Préparer la remise des prix
3 personnes
Organiser la remise des prix
4 personnes
Servir les dernières consommations
2 personnes
Accompagner les participants à la sortie
2 personnes
Fermer l’espace public
3 personnes

Suivi

Démonter les obstacles
5 personnes
Rassembler le matériel du parcours
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock inutilisé
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables du juryqté 3
Tabourets de barqté 6
Paravents de vestiaireqté 4

Matériel de sport

Voitures de courseqté 2
Cônes de parcoursqté 24
Ballons de matchqté 24
Lettres du parcoursqté 20
Blocs d’obstaclesqté 24
Barrières d'obstaclesqté 12
Poteaux de balisageqté 80
Ruban de balisageqté 12
Numéros de départqté 40
Lettres de dressageqté 20
Mètres rubansqté 3
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 3
Pièces de rechange

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Imprimantesqté 2
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Drapeaux de matchqté 20
Rubans de podiumqté 12
Nappesqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, réserver le lieu et définir le règlement avant d’inviter les participants. Le parcours et les catégories doivent être connus avant la création du formulaire d’inscription.
Invitez les officiels et le jury au moins 6 à 8 semaines avant l’épreuve. Sans confirmations rapides, l’ordre de passage et le programme risquent de changer jusqu’à la dernière semaine.
Traitez les inscriptions dès leur réception et demandez les besoins alimentaires avant de réserver définitivement le catering. Prévoyez aussi des numéros de départ pour chaque concurrent confirmé.
Inspectez les obstacles, le balisage et le parcours une première fois, puis faites une inspection définitive la veille ou le matin même. Gardez des pièces de rechange, des mètres rubans et plusieurs chronomètres à portée de main.
Répartissez les bénévoles avec des rôles précis et imprimez les listes de départ avant l’ouverture. Vérifiez la météo 48 heures avant, puis refroidissez les boissons et testez la sonorisation avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d’attelage ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer les officiels, ouvrir les inscriptions et commander les prix et les rubans.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours d’attelage ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant l’épreuve, une fois le règlement, les catégories et le parcours suffisamment définis. Fermez-les généralement 7 à 10 jours avant afin d’établir l’ordre de passage.
Quand vérifier le parcours et les obstacles ?: Faites une première vérification au moins 2 semaines avant le concours, puis une inspection définitive la veille ou le matin même. Contrôlez notamment les blocs, les barrières, les cônes, les lettres et le ruban de balisage.
Que faut-il préparer la veille d’un concours d’attelage ?: Imprimez les listes de départ, préparez les numéros, répartissez les bénévoles et vérifiez le matériel de secours. Contrôlez aussi la météo, la sonorisation, les rallonges, les multiprises et les boissons avant le jour J.

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