Checklist para organizar una competición de enganches

Una competición de enganches necesita mucho más que un recorrido y varios carruajes. Hay que cerrar la fecha y el reglamento, reservar el lugar, coordinar a jueces y voluntarios y dejar preparada la documentación de cada participante. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden, desde la planificación inicial hasta la revisión del circuito y la atención a los asistentes. También incluye los puntos que suelen quedarse para el último momento, como la megafonía, las listas de salida, las bebidas y el plan de seguridad.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del partido
2 personas
Reservar el recinto de la competición
2 personas
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
Definir el recorrido y las categorías
3 personas
Invitar a los oficiales y al jurado
2 personas
Comprobar los obstáculos
3 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Crear el formulario de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Reclutar voluntarios
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Encargar premios y cintas
Comprobar permisos
2 personas
Comprobar los suministros de primeros auxilios
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el orden de salida
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar definitivamente el recorrido
3 personas
Imprimir las listas de salida
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Comprobar el recinto y los baños
2 personas
Delimitar la zona de paddock
4 personas
Marcar el recorrido
5 personas
Montar los obstáculos
5 personas
Colocar la línea de salida y meta
2 personas
Colocar la mesa del jurado
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Reponer los servicios de baño
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Probar el sistema de megafonía
2 personas
Hacer el briefing con el jurado
4 personas
Realizar la sesión informativa para voluntarios
8 personas

Evento

Inscribir participantes
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Comprobar los caballos y los carruajes
3 personas
Recibir al público
3 personas
Anunciar el programa
Acompañar la prueba de doma
4 personas
Procesar los resultados de doma
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Encargarse del café y el té
2 personas
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar el recorrido entre pruebas
3 personas
Dirigir el circuito de habilidades
5 personas
Procesar los resultados parciales
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar el recorrido del maratón
4 personas
Coordinar el tramo de maratón
6 personas
Procesar los resultados del maratón
2 personas
Informar al público de los resultados
Preparar la entrega de premios
3 personas
Realizar la entrega de premios
4 personas
Servir las últimas bebidas
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Cerrar el recinto para el público
3 personas

Seguimiento

Desmontar obstáculos
5 personas
Recoger materiales del recorrido
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar el stock no utilizado
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 60
Mesas del juradocant. 3
Taburetes de barcant. 6
Biombos para vestuarioscant. 4

Material deportivo

Carruajes de competicióncant. 2
Conos del recorridocant. 24
Balones de competicióncant. 24
Letras del recorridocant. 20
Bloques de obstáculoscant. 24
Vallas de obstáculoscant. 12
Postes separadorescant. 80
Cinta de balizamientocant. 12
Dorsalescant. 40
Letras de domacant. 20
Cintas métricascant. 3
Cronómetroscant. 6
Marcadorescant. 3
Piezas de repuesto

Equipo

Sistema de megafonía
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Portátilcant. 2
Impresorascant. 2
Baterías externascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 80
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Banderas de la competicióncant. 20
Cintas del podiocant. 12
Mantelescant. 12

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el reglamento antes de abrir las inscripciones. Define también las pruebas, las categorías y el recorrido para que la información enviada a los participantes no cambie después.
Revisa el circuito con varios días de margen y vuelve a inspeccionarlo el día anterior. Comprueba especialmente los bloques, vallas, conos, letras, zonas de paso y cualquier elemento que pueda desplazarse.
Asigna por escrito las funciones de cada voluntario y entrega las listas de salida a jueces, participantes y responsables de pista. Reserva al menos una persona para resolver incidencias sin abandonar su puesto.
Prepara la documentación y la impresión con antelación: formularios, dorsales, órdenes de salida, hojas de puntuación y resultados. Lleva una impresora, regletas, cables protegidos y baterías externas de repuesto.
Comprueba la previsión meteorológica y el plan de seguridad entre 24 y 48 horas antes. Enfría las bebidas el día anterior, confirma las necesidades alimentarias y verifica que el equipo de primeros auxilios esté completo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de enganches?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar la ubicación, definir el reglamento, invitar a jueces y abrir las inscripciones. Deja la revisión final del recorrido y la confirmación de participantes para la última semana.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de una competición de enganches?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes de la competición. Así tendrás tiempo para procesar los datos, recoger las necesidades alimentarias y preparar la orden de salida y los dorsales.
¿Qué hay que revisar del recorrido antes de la competición?: Haz una inspección completa entre 24 y 48 horas antes y otra el mismo día. Comprueba obstáculos, vallas, conos, señalización, medidas, zonas de seguridad y que no haya cables ni elementos sueltos en el paso.
¿Cuándo se prepara la lista de salida?: Prepara una versión provisional cuando termine la inscripción y confirma la definitiva entre 2 y 3 días antes. Imprime copias adicionales el día anterior para jueces, secretaría, participantes y responsables del recorrido.

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