Mannschaftswettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Mannschaftswettbewerb braucht mehr als einen reservierten Wettkampfort. Du musst Reglement, Parcours, Jury, Sicherheit und Helfer früh festlegen und die Anmeldungen rechtzeitig steuern. Besonders häufig fehlen am Ende Startlisten, Ersatzteile, Kabelmatten oder eine klare Einteilung der Freiwilligen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminplanung bis zur Kontrolle des Parcours und der gekühlten Getränke am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampftermin festlegen
2 Personen
Wettkampfort reservieren
2 Personen
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
Parcours und Rubriken festlegen
3 Personen
Offizielle und Jury einladen
2 Personen
Hindernisse kontrollieren
3 Personen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Teilnehmerformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Preise und Bänder bestellen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startreihenfolge festlegen
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Parcours endgültig inspizieren
3 Personen
Startlisten drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Gelände und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Paddock absperren
4 Personen
Parcours aufbauen
5 Personen
Hindernisse aufbauen
5 Personen
Start- und Ziellinie anbringen
2 Personen
Jurytisch aufstellen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Toilettenartikel auffüllen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Jury-Briefing durchführen
4 Personen
Volunteer-Briefing abhalten
8 Personen

Event

Teilnehmer anmelden
3 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Pferde und Gespanne kontrollieren
3 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Programm durchsagen
Dressurprüfung begleiten
4 Personen
Dressurergebnisse verarbeiten
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Streckenabschnitte zwischen den Verkostungen kontrollieren
3 Personen
Geschicklichkeitsparcours begleiten
5 Personen
Zwischenergebnisse verarbeiten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Marathonstrecke kontrollieren
4 Personen
Marathonabschnitt begleiten
6 Personen
Marathonergebnisse verarbeiten
2 Personen
Publikum über Ergebnisse informieren
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
Preisverleihung durchführen
4 Personen
Letzte Getränke servieren
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Publikumsbereich absperren
3 Personen

Nachbereitung

Hindernisse abbauen
5 Personen
Parcoursmaterialien sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Nicht verwendete Vorräte aufräumen
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
StühleAnz. 60
JurytischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4

Sportmaterial

WettkampfkutschenAnz. 2
ParcourskegelAnz. 24
WettkampfbälleAnz. 24
ParcoursbuchstabenAnz. 20
HindernisblöckeAnz. 24
HindernisgitterAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 80
AbsperrbandAnz. 12
StartnummernAnz. 40
DressurbuchstabenAnz. 20
MessbänderAnz. 3
StoppuhrenAnz. 6
AnzeigetafelnAnz. 3
Ersatzteile

Ausstattung

Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
LaptopAnz. 2
DruckerAnz. 2
PowerbanksAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
TrinkgläserAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Dekoration

Spiel旗genAnz. 20
BühnenbänderAnz. 12
TischdeckenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin, Wettkampfort und Reglement zuerst fest. Plane dafür mehrere Wochen Vorlauf ein, damit Parcours, Jury, Genehmigungen und Einladungen aufeinander abgestimmt werden können.
Schließe die Anmeldung nicht erst kurz vor dem Wettbewerb. Erfasse Ernährungswünsche, bestätige die Teilnehmer und erstelle die Startreihenfolge so, dass Startlisten rechtzeitig gedruckt werden können.
Plane die Jury und die Freiwilligen mit konkreten Zuständigkeiten ein. Neben der Jury brauchst du unter anderem Personen für Anmeldung, Parcours, Zeitmessung, Einweisung und die Ausgabe von Startnummern.
Kontrolliere Hindernisse und Sportmaterial zweimal: einmal bei der Vorbereitung und ein zweites Mal bei der endgültigen Parcoursinspektion. Ersatzteile, Messbänder und zusätzliche Stoppuhren werden häufig zu spät besorgt.
Prüfe am Vortag Wetter, Stromversorgung und Beschallung. Kabelmatten, Verlängerungskabel, Powerbanks und ein getestetes Mikrofon verhindern Verzögerungen bei Durchsagen und Wertungen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Mannschaftswettbewerb organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Reglement und Parcours. Jury, Genehmigungen, Catering und Preise sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Wettkampf geklärt sein.
Wann sollte ich die Anmeldungen für den Mannschaftswettbewerb schließen?: Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin. So bleiben dir noch 7 Tage für Rückfragen, Ernährungswünsche, Teilnehmerbestätigungen und die Startreihenfolge.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Mannschaftswettbewerb?: Plane mindestens 1 verantwortliche Person pro Bereich ein: Anmeldung, Parcours, Zeitmessung, Jurybetreuung, Sicherheit und Catering. Bei größeren Teilnehmerfeldern sind zusätzlich 2 bis 4 Einweiser und Ersatzhelfer sinnvoll.
Wann muss der Parcours endgültig kontrolliert werden?: Führe eine erste Materialkontrolle mehrere Tage vorher und die endgültige Parcoursinspektion am Vortag oder am Morgen des Wettbewerbs durch. Prüfe dabei Hindernisse, Absperrungen, Buchstaben, Messbänder und Anzeigetafeln.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.