Menwedstrijd organiseren: checklist van voorbereiding tot wedstrijddag

Een menwedstrijd organiseren vraagt meer dan alleen een parcours uitzetten. Je regelt tegelijk de wedstrijdopzet, officials, deelnemers, stalling, veiligheid, catering en het materiaal op het terrein. Begin met het format, de locatie en het reglement; daarna volgen inschrijvingen, parcours en planning. In de laatste dagen draait alles om controle: startlijsten, weersverwachting, leveringen, prijzen, startnummers en de indeling van vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vaststellen
2 personen
Terrein en stalling reserveren
Wedstrijdreglement controleren
2 personen
Officialen en jury vastleggen
2 personen
Parcoursontwerp maken
2 personen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Startlijst samenstellen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerplan opstellen
2 personen
Stallingindeling maken
2 personen
Leveringen bevestigen
Prijzen en linten bestellen
Wedstrijdinformatie versturen
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Terreininspectie uitvoeren
2 personen
Parcoursmaterialen klaarzetten
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Prijzen en startnummers sorteren
2 personen
Terrein afzetten
4 personen
Wedstrijdarena uitzetten
4 personen
Kegels en poorten plaatsen
4 personen
Dressuurring opbouwen
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringpunt opbouwen
3 personen
Stalling en waterpunt inrichten
3 personen
Publieksafzetting plaatsen
3 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Startlijsten ophangen
2 personen
Jurybriefing houden
4 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitgeven
2 personen
Paarden en aanspanningen controleren
3 personen
Publiek informeren
2 personen
Opening aankondigen
Dressuurproef begeleiden
5 personen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Parcours opnieuw controleren
3 personen
Marathonparcours begeleiden
6 personen
Doorgangen vrijhouden
3 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Publiek naar veilige zones sturen
3 personen
Hindernissen vrijmaken
4 personen
Eindklassement controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Catering afsluiten
3 personen
Terrein opruimen
6 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Wedstrijdmateriaal tellen
2 personen
Parcoursmaterialen demonteren
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Meubilair schoonmaken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen en foto's versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Jurytafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Dressuurhekjesaantal 24
Menpoortenaantal 8
Verkeerskegelsaantal 40
Marathonhindernissenaantal 6
Letterbordenaantal 12
Startnummersaantal 40
Startnummerhoudersaantal 40
Meetlintenaantal 3
Stopwatchesaantal 6
Mobiele waterbakkenaantal 6
Hooinettenaantal 12
Hooivorkenaantal 4
Scheppenaantal 4
Kruiwagensaantal 2
Markeerpionnenaantal 30
Afzetlintaantal 8
Dranghekkenaantal 20
Hesjesaantal 20
Verrekijkersaantal 4

Apparatuur

Geluidset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Laptopsaantal 3
Printersaantal 2
Rekenmachinesaantal 3

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Podiumlintenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Prijslintenaantal 12
Prijsbekersaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat, reglement en parcoursontwerp vroeg vast. Reserveer terrein en stalling pas definitief nadat je weet hoeveel deelnemers en combinaties je verwacht.
Plan officials, juryleden en vrijwilligers niet alleen op functie, maar ook per tijdsblok. Maak uiterlijk een week vooraf een indeling met contactgegevens en vervanging bij uitval.
Maak een aparte stalling- en parkeerindeling. Controleer minimaal één dag vooraf of rijroutes, dranghekken, verkeerskegels, mobiele waterbakken en hooinetten op de juiste plek staan.
Controleer de techniek tijdens de terreininspectie: test de geluidset, draadloze microfoons, stopwatches, verlengkabels en stekkerdozen. Leg reservebatterijen en een alternatief voor omroep klaar.
Sorteer prijzen, linten, startnummers en startnummerhouders per onderdeel. Verstuur de wedstrijdinformatie vooraf met starttijd, parkeerroute, stalling, dieetwensen en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een menwedstrijd organiseren en beginnen met de voorbereiding?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met format, terrein, stalling, reglement en officials. Gebruik de laatste 2 weken voor inschrijvingen, vrijwilligers, leveringen en de praktische terreinindeling.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een menwedstrijd?: Voor een kleine wedstrijd kun je rekenen op ongeveer 10 tot 15 vrijwilligers, verdeeld over ontvangst, parkeerbegeleiding, parcours, jury, stalling en catering. Plan daarnaast minimaal 2 vervangers in voor de wedstrijddag.
Wat moet ik een week voor een menwedstrijd controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de aanmeldingen, startlijst, jury, vrijwilligersindeling, leveringen, prijzen en materiaalvoorraad. Bevestig ook de parkeer- en stallingindeling en verzamel ontbrekende dieetwensen.
Wat moet er op de wedstrijddag van een menwedstrijd klaarstaan?: Zorg minimaal 2 uur voor de eerste start dat parcoursmaterialen, startnummers, jurytafels, geluid, afzettingen, waterbakken en afvalbakken staan. Koel dranken en leg prijzen, linten en documenten per onderdeel klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.