Checklist pour organiser un concours d'attelage

Un concours d'attelage demande une coordination précise entre le terrain, le parcours, les participants, les officiels et l'accueil. Cette checklist regroupe 69 tâches et 65 fournitures à prévoir, dans l'ordre où elles deviennent utiles. Commencez par définir le format et vérifier le règlement, puis avancez vers les inscriptions, le stationnement, les boxes et la répartition des bénévoles. Les derniers jours servent surtout à contrôler le site, le matériel, les livraisons et la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le terrain et le parking
Vérifier le règlement de la compétition
2 personnes
Convenir des officiels et du jury
2 personnes
Créer le plan du parcours
2 personnes
Inviter les participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Établir la liste de départ
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le plan de stationnement
2 personnes
Établir l'organisation des boxes
2 personnes
Confirmer les livraisons
Commander les prix et les rubans
Envoyer les informations sur la compétition
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Effectuer l’inspection du site
2 personnes
Préparer le matériel du parcours
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les prix et les dossards
2 personnes
Balisage du site
4 personnes
Délimiter l’aire de compétition
4 personnes
Placer les cônes et les portes
4 personnes
Monter le carré de dressage
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter le point de restauration
3 personnes
Aménager le box et le point d'eau
3 personnes
Installer les barrières de foule
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Afficher les listes de départ
2 personnes
Organiser le briefing du jury
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les numéros de départ
2 personnes
Vérifier les chevaux et les attelages
3 personnes
Informer le public
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Encadrer l’épreuve de dressage
5 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Revérifier le parcours
3 personnes
Encadrer le parcours du marathon
6 personnes
Veiller à dégager les passages
3 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Orienter le public vers les zones sûres
3 personnes
Dégager les obstacles
4 personnes
Vérifier le classement final
3 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Animer la remise des prix
4 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Ranger le site
6 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Compter le matériel de compétition
2 personnes
Démonter le matériel de parcours
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer le mobilier
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les résultats et les photos
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables du juryqté 2
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Barrières de dressageqté 24
Portes pour hommesqté 8
Cônes de signalisationqté 40
Obstacles du marathonqté 6
Panneaux à lettresqté 12
Numéros de départqté 40
Porte-dossardsqté 40
Mètres rubansqté 3
Chronomètresqté 6
Bacs à eau mobilesqté 6
Filets à foinqté 12
Fourches à foinqté 4
Pellesqté 4
Brouettesqté 2
Pions de marquageqté 30
Ruban de balisageqté 8
Barrières de fouleqté 20
Giletsqté 20
Jumellesqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Ordinateurs portablesqté 3
Imprimantesqté 2
Calculatricesqté 3

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vin réutilisablesqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Rubans de podiumqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux de matchqté 12
Nappesqté 12
Rubans de prixqté 12
Coupesqté 12

Nettoyage

Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le règlement et le format de l'épreuve avant de dessiner le parcours : ces décisions déterminent les officiels, les obstacles et les informations à envoyer aux participants.
Publiez le formulaire d'inscription assez tôt pour pouvoir traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires et établir la liste de départ sans travailler dans l'urgence.
Préparez un plan séparé pour le stationnement et les boxes. Indiquez-le dans les informations envoyées aux participants afin de limiter les arrivées désorganisées le jour du concours.
Attribuez chaque zone à un bénévole identifié : accueil, parcours, boxes, stationnement et remise des prix. Finalisez la répartition avant le jour J et transmettez-la à toute l'équipe.
Faites l'inspection du site dans les derniers jours, puis vérifiez les chronomètres, les mètres rubans, la sonorisation, les rallonges et le matériel du parcours avant les courses.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concours d'attelage ?: Commencez dès que la date et le terrain sont confirmés. Prévoyez plusieurs semaines pour vérifier le règlement, convenir avec les officiels, ouvrir les inscriptions et organiser les bénévoles.
Que faut-il envoyer aux participants avant un concours d'attelage ?: Envoyez les horaires, le règlement applicable, le plan du stationnement, l'organisation des boxes et les consignes du parcours. Faites partir ces informations au moins 7 jours avant la compétition.
Combien de bénévoles faut-il pour un concours d'attelage ?: Le nombre dépend du format et du site, mais prévoyez au minimum une personne responsable de chaque zone : accueil, stationnement, boxes, parcours et résultats. Établissez la répartition avant le jour J.
Quand vérifier la météo et le matériel du concours ?: Consultez les prévisions une première fois quelques jours avant, puis à nouveau la veille. Faites l'inventaire du matériel et les courses finales dans les 24 à 48 heures précédant l'épreuve.

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