Meerkamp organiseren: checklist van inschrijving tot finish

Een meerkamp organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen sportmateriaal verzamelen. Je moet deelnemers tijdig registreren, groepen en juryleden indelen en per onderdeel een duidelijk wedstrijdschema maken. Controleer daarnaast de locatie, stroompunten en weersverwachting voordat je drukwerk, materiaal en boodschappen definitief regelt. Op de dag zelf draait alles om een goed ingerichte registratiebalie, herkenbare start- en finishlijnen en scoreformulieren die direct bruikbaar zijn. Met deze checklist werk je stap voor stap van aanmelding naar prijswaardige uitslagen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Juryleden indelen
2 personen
Reservering locatie bevestigen
Stroompunten controleren
Weersverwachting controleren
Startnummers printen
2 personen
Scoreformulieren printen
2 personen
Routekaarten printen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Sportmateriaal ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
EHBO-materialen klaarzetten
Omroeptekst voorbereiden
Locatie openen
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
Start- en finishlijn markeren
2 personen
Springbak controleren
2 personen
Hoogtespringinstallatie opbouwen
3 personen
Werpmaterialen klaarzetten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Jurytafels voorbereiden
3 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Welkomstbriefing geven
2 personen
Ploegen naar onderdelen sturen
4 personen
Sprintonderdeel begeleiden
4 personen
Verspringen begeleiden
4 personen
Kogelstoten begeleiden
4 personen
Hoogspringen begeleiden
4 personen
Estafette begeleiden
5 personen
Duurloop begeleiden
5 personen
Scores per onderdeel noteren
4 personen
Scores controleren
2 personen
Waterpunten bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Lunch en broodjes serveren
4 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Einduitslag presenteren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Wedstrijdvelden afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opslaan
2 personen
Uitslagen digitaal versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Partytentenaantal 4
Jurytafelsaantal 6
Registratiebalie
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startblokkenaantal 4
Estafettestokjesaantal 12
Kogelsaantal 6
Hoogspringlattenaantal 3
Hoogspringstandaardsaantal 3
Hoogspringmattenaantal 2
Meetlintenaantal 6
Stopwatchesaantal 8
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Startpistool
Startvlaggenaantal 4
Hordenaantal 12
Springplankenaantal 2
Harkaantal 2
Scheppenaantal 2
Scorebordenaantal 6
Kleedhesjesaantal 40
Sportballenaantal 10
Fluitjesaantal 8
Touwaantal 2
Papiertapeaantal 8
Stoepkrijtaantal 12
Klembordenaantal 10
Pennenaantal 50
Potlodenaantal 30
Rekenmachinesaantal 4
Startnummersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Medaillesaantal 30
Bekersaantal 6
Diploma'saantal 150
Prijstafel

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 6
Waterdispensersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Waterkannenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Handschoenenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Buitenlampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Tafelkleedsetsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier minimaal 3 weken vooraf en sluit het enkele dagen voor de meerkamp, zodat je deelnemersgroepen, dieetwensen en startnummers op tijd kunt verwerken.
Maak het wedstrijdschema zodra de deelnemerslijst gecontroleerd is. Plan per onderdeel ruimte voor wisselen, uitleg en een eventuele herstart; alleen de officiële speeltijd is meestal niet genoeg.
Controleer de locatie uiterlijk 1 week vooraf op stroompunten, terreinindeling en beschikbare ruimte voor jurytafels, registratiebalie, partytenten en afvalbakken.
Print startnummers, scoreformulieren en routekaarten niet pas op de ochtend zelf. Maak per deelnemer of team minstens 1 set en leg extra exemplaren klaar voor verlies of fouten.
Zet sportmateriaal per onderdeel klaar en test stopwatches, startpistool, scoreborden en meetlinten vooraf. Inspecteer het terrein op de wedstrijddag en markeer start- en finishlijnen voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een meerkamp organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Reserveer de locatie eerder als die snel volgeboekt raakt; 1 week voor de wedstrijd moet de deelnemerslijst gecontroleerd zijn.
Hoeveel juryleden heb ik nodig voor een meerkamp?: Plan minimaal 1 jurylid per gelijktijdig actief onderdeel en wijs daarnaast 1 wedstrijdcoördinator aan. Bij meerdere velden heb je dus al snel 4 tot 6 juryleden nodig.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een meerkamp?: Reken bij een actief programma op ongeveer 1 tot 1,5 liter drinken per deelnemer voor de hele dag. Koel de dranken vooraf en houd extra water achter de hand bij warm weer.
Wanneer moet ik het wedstrijdmateriaal klaarzetten?: Maak het materiaal minstens 1 dag vooraf compleet en controleer aantallen en werking. Zet op de wedstrijddag de velden, start- en finishlijnen en jurytafels minimaal 60 minuten voor de start klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.