La checklist pour organiser un décathlon

Un décathlon demande plus qu’une liste d’épreuves : il faut coordonner les inscriptions, les groupes, le jury, le matériel et le site. Commencez par ouvrir les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires, puis validez les participants avant de construire le planning des matchs. La veille, préparez les dossards, les feuilles de score, les cartes d’itinéraire et les kits de départ. Le jour J, prévoyez le temps d’inspecter le terrain, d’installer les zones de compétition et de tracer clairement les lignes de départ et d’arrivée.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Répartir les groupes de participants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Répartir les membres du jury
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Vérifier les points d'alimentation
Vérifier les prévisions météo
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Récupérer le matériel de sport
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Préparer le texte d’annonce
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Installer les aires de compétition
4 personnes
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
2 personnes
Vérifier le saut de caisse
2 personnes
Installer l'équipement de saut en hauteur
3 personnes
Préparer le matériel de lancer
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les tables du jury
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
Envoyer les équipes vers les épreuves
4 personnes
Animer une partie du sprint
4 personnes
Encadrer le saut en longueur
4 personnes
Encadrer le lancer du poids
4 personnes
Encadrer le saut en hauteur
4 personnes
Encadrer le relais
5 personnes
Encadrer la course d’endurance
5 personnes
Noter les scores par épreuve
4 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le déjeuner et les sandwiches
4 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Présenter le résultat final
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les terrains de match
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Envoyer les résultats numériquement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tentes de réceptionqté 4
Tables du juryqté 6
Comptoir d'inscription
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Blocs de départqté 4
Témoins de relaisqté 12
Ballesqté 6
Barres de saut en hauteurqté 3
Poteaux de saut en hauteurqté 3
Tapis de saut en hauteurqté 2
Mètres rubansqté 6
Chronomètresqté 8
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Pistolet de départ
Drapeaux de départqté 4
Haiesqté 12
Plongeoirsqté 2
Râteauqté 2
Pellesqté 2
Panneaux de scoreqté 6
Dossardsqté 40
Ballons de sportqté 10
Siffletsqté 8
Cordeqté 2
Ruban de papierqté 8
Craie de trottoirqté 12
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 50
Crayonsqté 30
Calculatricesqté 4
Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Médaillesqté 30
Gobeletsqté 6
Diplômesqté 150
Table des prix

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 6
Distributeurs d'eauqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 60
Carafes d’eauqté 12
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Gantsqté 12
Pinces à déchetsqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes d'extérieurqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Sets de nappesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription au moins 3 à 4 semaines avant le décathlon. Demandez dès le départ les besoins alimentaires et les informations nécessaires à la répartition des groupes.
Traitez les inscriptions avant d’établir le planning des matchs. Gardez une liste finale imprimée et prévoyez une version mise à jour pour l’accueil le jour de l’événement.
Vérifiez la réservation du lieu et les points d’alimentation 7 jours avant. Contrôlez aussi les prévisions météo afin de confirmer les tentes, les zones couvertes et les solutions de repli.
Préparez les documents au plus tard la veille : numéros de dossard, feuilles de score, cartes d’itinéraire et texte d’annonce. Placez-les dans des pochettes séparées pour l’inscription, le jury et chaque aire de compétition.
Arrivez suffisamment tôt pour ouvrir et inspecter le site avant l’accueil des participants. Installez les tables du jury, le comptoir d’inscription, les zones de compétition et le marquage du départ et de l’arrivée avant de distribuer les kits de départ.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un décathlon ?: Ouvrez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fermez-les quelques jours avant afin d’avoir le temps de traiter les demandes, répartir les groupes et établir le planning.
Quand préparer le planning des matchs d’un décathlon ?: Préparez-le après la clôture des inscriptions, généralement 5 à 7 jours avant le décathlon. Vous disposerez ainsi de la liste réelle des participants et pourrez répartir les groupes et les membres du jury.
Que faut-il préparer la veille d’un décathlon ?: La veille, préparez les dossards, les feuilles de score, les cartes d’itinéraire et les kits de départ. Refroidissez aussi les boissons et rassemblez le matériel de premiers secours pour éviter les recherches le matin.
Combien de temps prévoir pour installer le site le jour J ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Ce délai permet d’ouvrir le lieu, inspecter le terrain, installer les aires de compétition et marquer les lignes de départ et d’arrivée.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.