Checklist meditatieworkshop organiseren

Een meditatieworkshop vraagt om meer voorbereiding dan alleen matten en een rustige ruimte. Je regelt eerst de locatie, docent en tijdsindeling, daarna de deelnemers, catering en materialen. In de laatste dagen controleer je de aanmeldingen, dieetwensen, route-informatie en techniek. Op de dag zelf draait alles om een stille, overzichtelijke ontvangst en een zaal die vóór binnenkomst klaarstaat. Deze checklist helpt je de 46 taken en 39 benodigde spullen stap voor stap af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaal reserveren
Meditatiedocent vastleggen
Programma en tijden bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Route-informatie versturen
Vegetarisch menu samenstellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Zaal en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Meditatiematten klaarleggen
2 personen
Kussens en dekens klaarleggen
2 personen
Thee- en koffiestation inrichten
2 personen
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Rustige muziek instellen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstthee serveren
2 personen
Programma en huisregels toelichten
Geleide ademhaling verzorgen
Stilte-meditatie begeleiden
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Reflectie-oefening begeleiden
Lichte avondmaaltijd serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmeditatie begeleiden
Ontspanningsoefening begeleiden
Vragen en afronding begeleiden
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Meditatiematerialen opruimen
2 personen
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Achtergelaten spullen registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 36
Tafelsaantal 6
Ontvangsttafel
Kleedkamervoorziening

Meditatie

Meditatiemattenaantal 36
Meditatiekussensaantal 36
Meditatiebankjesaantal 6
Dekensaantal 36
Oogkussensaantal 30
Yoga- of bolsterrollenaantal 18

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 40
Herbruikbare waterglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparaat
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Meditatietimer

Verlichting

Dimbare lampenaantal 6
LED-kaarsenaantal 24

Decoratie

Welkomstbord
Programmapostersaantal 4
Naamkaartjesaantal 36
Pennenaantal 40
Notitieboekjesaantal 36

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handveger en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal en leg de docent vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Bepaal daarna het programma met begin- en eindtijd, zodat deelnemers weten hoeveel tijd ze moeten vrijhouden.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen en eventuele praktische behoeften uit. Stuur route-informatie uiterlijk enkele dagen vooraf en bevestig de aanmelding met de exacte starttijd.
Test draagbare speaker, draadloze microfoon, meditatietimer, verlengkabels en stekkerdozen vóór de workshop. Controleer ook of dimbare lampen en LED-kaarsen veilig en goed werken in de ruimte.
Leg per deelnemer een meditatiemat klaar en voeg kussens, dekens, oogkussens of bolsterrollen toe waar nodig. Zet stoelen apart klaar voor deelnemers die niet op de grond kunnen zitten.
Richt het thee- en koffiestation vóór de ontvangst in met waterkokers, thermoskannen, herbruikbare mokken en glazen. Zet fruit en snacks klaar, maar houd de ontvangsttafel vrij voor registratie en naamgegevens.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd vooraf moet ik een meditatieworkshop organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, docent en programma. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de workshop af.
Hoeveel meditatiematten heb ik nodig voor een workshop?: Reken op één meditatiemat per aangemelde deelnemer en houd 1 of 2 extra matten achter de hand. Voor een groep van 12 deelnemers leg je dus 13 of 14 matten klaar.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en dieetwensen controleren?: Controleer de lijst en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend van de workshop. Zo kun je het vegetarische menu en de boodschappen tijdig aanpassen.
Hoe laat moet de zaal klaar zijn voor een meditatieworkshop?: Zorg dat de zaal, toiletten, ontvangsttafel en meditatieplekken minstens 45 minuten voor de start gecontroleerd zijn. Plan extra tijd als je apparatuur of tafels en stoelen moet opstellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.