Zo organiseer je een meditatieworkshop
Begin met de locatie, de meditatiedocent en het programma. Die drie bepalen hoeveel deelnemers passen, welke materialen je nodig hebt en hoeveel tijd je hebt voor ontvangst, meditatie en pauzes. Werk daarna de aanmeldingen, dieetwensen en route-informatie af. Plan op de dag zelf ruim tijd voor de zaalopstelling, het testen van de speaker en microfoon en het klaarleggen van matten, kussens en dekens. Zo begint de workshop rustig in plaats van gehaast.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie en zaal reserveren
- 2
Meditatiedocent vastleggen
- 3
Programma en tijden bepalen
2 personen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Aanmeldingen bevestigen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Deelnemerslijst bijwerken
- 9
Route-informatie versturen
- 10
Vegetarisch menu samenstellen
2 personen
- 11
Boodschappenlijst controleren
- 12
Boodschappen doen
2 personen
- 13
Materialen verzamelen
2 personen
- 14
Apparatuur testen
2 personen
- 15
Zaal en toiletten controleren
2 personen
- 16
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 17
Meditatiematten klaarleggen
2 personen
- 18
Kussens en dekens klaarleggen
2 personen
- 19
Thee- en koffiestation inrichten
2 personen
- 20
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
- 21
Ontvangsttafel inrichten
- 22
Rustige muziek instellen
Event
- 23
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 24
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 25
Welkomstthee serveren
2 personen
- 26
Programma en huisregels toelichten
- 27
Geleide ademhaling verzorgen
- 28
Stilte-meditatie begeleiden
- 29
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 30
Pauzesnacks serveren
2 personen
- 31
Reflectie-oefening begeleiden
- 32
Lichte avondmaaltijd serveren
3 personen
- 33
Dranken bijvullen
2 personen
- 34
Avondmeditatie begeleiden
- 35
Ontspanningsoefening begeleiden
- 36
Vragen en afronding begeleiden
- 37
Deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
- 38
Afval verzamelen
2 personen
- 39
Servies afwassen
2 personen
- 40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 41
Meditatiematerialen opruimen
2 personen
- 42
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
- 43
Apparatuur uitschakelen en opbergen
2 personen
- 44
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 45
Achtergelaten spullen registreren
- 46
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 36
- Tafelsaantal 6
- Ontvangsttafel
- Kleedkamervoorziening
Meditatie
- Meditatiemattenaantal 36
- Meditatiekussensaantal 36
- Meditatiebankjesaantal 6
- Dekensaantal 36
- Oogkussensaantal 30
- Yoga- of bolsterrollenaantal 18
Servies
- Herbruikbare mokkenaantal 40
- Herbruikbare waterglazenaantal 40
- Bordenaantal 40
- Kommetjesaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koffiezetapparaat
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Schenkkanaantal 4
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoon
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Meditatietimer
Verlichting
- Dimbare lampenaantal 6
- LED-kaarsenaantal 24
Decoratie
- Welkomstbord
- Programmapostersaantal 4
- Naamkaartjesaantal 36
- Pennenaantal 40
- Notitieboekjesaantal 36
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Handveger en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de zaal voordat je het maximumaantal deelnemers vastlegt. Tel per deelnemer een meditatiemat en zitplaats, en houd daarnaast ruimte vrij voor kussens, dekens en looproutes.
- Leg het programma minstens twee weken vooraf vast met de docent. Plan de ontvangst en welkomstthee vóór de eerste oefening, zodat deelnemers niet tijdens een stil moment binnenkomen.
- Verwerk dieetwensen direct in de deelnemerslijst en controleer ze opnieuw bij het samenstellen van het vegetarische menu. Regel boodschappen en verse snacks uiterlijk één dag vooraf.
- Test de draagbare speaker, draadloze microfoon, meditatietimer en rustige muziek vóór de workshop. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen; ontbrekende aansluitingen vallen vaak pas op na de zaalopstelling.
- Maak de zaal minimaal 60 minuten voor ontvangst klaar. Zet matten, kussens, meditatiebankjes en dekens op hun plek en richt thee, koffie, water, fruit en de ontvangsttafel afzonderlijk in.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een meditatieworkshop organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de locatie en meditatiedocent. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de workshop en sluit aanmeldingen enkele dagen vooraf, zodat je deelnemerslijst en catering kunt afronden.
- Hoeveel ruimte heb je nodig voor een meditatieworkshop?
- Reken per deelnemer op ongeveer 2 vierkante meter voor een mat, zitkussen en bewegingsruimte. Houd daarnaast ruimte vrij voor de docent, looproutes, de ontvangsttafel en het thee- en koffiestation.
- Hoeveel meditatiekussens en dekens moet ik regelen?
- Voorzie voor iedere deelnemer minimaal één meditatiekussen en één deken. Leg daarnaast 10 tot 20 procent extra klaar voor deelnemers die extra ondersteuning of warmte nodig hebben.
- Hoe vroeg moet je de zaal klaarzetten voor een meditatieworkshop?
- Begin minstens 60 minuten voor de ontvangst met de zaalopstelling. Reserveer daarvan 15 minuten voor het testen van apparatuur en muziek, zodat je nog tijd hebt om kabels, verlichting of de indeling aan te passen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!