Meditationsworkshop organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Meditationsworkshop braucht vor allem Ruhe, einen klaren Ablauf und eine verlässliche Vorbereitung. Reserviere den Raum frühzeitig, lege Lehrkraft und Zeiten fest und bearbeite Anmeldungen, Ernährungswünsche und Anfahrtsinfos rechtzeitig. Kurz vor dem Termin zählen die Details: Matten, Kissen und Decken müssen bereitliegen, Technik und Licht funktionieren und Tee, Wasser sowie Snacks vorbereitet sein. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Planung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Meditationslehrer festlegen
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Anmeldungen bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Routeninformationen versenden
Vegetarisches Menü zusammenstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Geräte testen
2 Personen
Saal und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Meditationsmatten bereitlegen
2 Personen
Kissen und Decken bereitlegen
2 Personen
Tee- und Kaffeestation einrichten
2 Personen
Obst und Snacks bereitstellen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
Ruhige Musik einstellen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Begrüßungstee servieren
2 Personen
Programm und Hausregeln erläutern
Geführte Atmung anleiten
Stillen Meditation anleiten
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Reflexionsübung anleiten
Leichtes Abendessen servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendmeditation begleiten
Entspannungsübung anleiten
Fragen und Abschluss moderieren
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Meditationsmaterialien wegräumen
2 Personen
Saal und Küche reinigen
3 Personen
Geräte ausschalten und verstauen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Verlorene Gegenstände registrieren
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 36
- TischeAnz. 6
- Empfangstisch
- Umkleideraumausstattung
Meditation
- MeditationsmattenAnz. 36
- MeditationskissenAnz. 36
- MeditationsbänkeAnz. 6
- DeckenAnz. 36
- AugenkissenAnz. 30
- Yoga- oder BolsterrollenAnz. 18
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 40
- Wiederverwendbare WassergläserAnz. 40
- TellerAnz. 40
- SchälchenAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- Kaffeemaschine
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- KaraffeAnz. 4
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Meditations-Timer
Beleuchtung
- Dimmbares LichtAnz. 6
- LED-KerzenAnz. 24
Dekoration
- Willkommensschild
- Programmatische PosterAnz. 4
- NamensschilderAnz. 36
- StifteAnz. 40
- NotizbücherAnz. 36
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Raum und Saal mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe dabei, ob genug Platz für Matten, Kissen, Bänke und Decken vorhanden ist und ob ein Umkleideraum genutzt werden kann.
- Verschicke die Einladungen spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Workshop und bestätige Anmeldungen laufend. Frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher ab, damit das vegetarische Menü planbar bleibt.
- Plane für den Empfang mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Stelle Teilnehmerliste, Namensschilder, Anfahrtsinformationen und Begrüßungstee am Empfangstisch bereit, statt diese Dinge erst während des Einlasses zu suchen.
- Teste Lautsprecher, Mikrofon, Meditations-Timer und dimmbares Licht am Vortag. Lege Verlängerungskabel bereit und stelle sicher, dass ruhige Musik auch ohne lange Unterbrechung abgespielt werden kann.
- Bereite Matten, Kissen, Bänke, Decken und Augenkissen mindestens 45 Minuten vor Beginn im Saal aus. Richte Tee- und Kaffeestation, Wasser, Obst und Snacks so ein, dass die Teilnehmenden danach leise zugreifen können.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Meditationsworkshop organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Raumreservierung und der Festlegung der Meditationslehrkraft. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wie viele Meditationsmatten braucht man pro Teilnehmer?
- Plane grundsätzlich eine Matte pro angemeldeter Person und halte 2 bis 3 zusätzliche Matten als Reserve bereit. Ergänze je nach Ablauf Kissen, Decken, Meditationsbänke und Augenkissen.
- Wann sollte man Ernährungswünsche für den Meditationsworkshop abfragen?
- Erfasse die Wünsche spätestens 7 Tage vor dem Workshop. So kannst du das vegetarische Menü, Obst und Snacks passend einkaufen und die Einkaufsliste rechtzeitig prüfen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Meditationsworkshop?
- Plane mindestens 45 bis 60 Minuten für Saal, Matten, Sitzgelegenheiten, Tee- und Kaffeestation sowie Empfang ein. Technik, Licht und Musik solltest du zusätzlich am Vortag testen.
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