Checklist para organizar un taller de meditación
Un taller de meditación necesita más preparación que reservar una sala y colocar unas esterillas. Hay que cerrar el programa con el profesor, controlar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas antes de comprar comida. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde la reserva del espacio hasta la recepción de participantes. También contempla detalles que suelen olvidarse, como probar el altavoz, preparar mantas y cojines, revisar los baños y enviar la información de ruta.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sede y la sala
Contratar profesor de meditación
Determinar el programa y los horarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Enviar información de ruta
Preparar un menú vegetariano
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Probar el equipo
2 personas
Comprobar la sala y los baños
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar las esterillas de meditación
2 personas
Preparar cojines y mantas
2 personas
Montar el puesto de té y café
2 personas
Preparar fruta y snacks
2 personas
Montar la mesa de recepción
Poner música tranquila
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir té de bienvenida
2 personas
Explicar el programa y las normas de la casa
Guiar la respiración
Guiar la meditación en silencio
Reponer café y té
2 personas
Servir snacks del descanso
2 personas
Guiar un ejercicio de reflexión
Servir una cena ligera
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la meditación vespertina
Guiar un ejercicio de relajación
Guiar las preguntas y el cierre
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Recoger los materiales de meditación
2 personas
Limpiar la sala y la cocina
3 personas
Apagar y guardar el equipo
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Registrar los objetos olvidados
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 36
- Mesascant. 6
- Mesa de recepción
- Instalaciones de vestuarios
Meditación
- Esterillas de meditacióncant. 36
- Cojines de meditacióncant. 36
- Bancos de meditacióncant. 6
- Mantascant. 36
- Almohadillas para los ojoscant. 30
- Rulos de yoga o bolstercant. 18
Vajilla
- Tazas reutilizablescant. 40
- Vasos de agua reutilizablescant. 40
- Platoscant. 40
- Cuencoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Cafetera
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Jarracant. 4
Equipo
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Temporizador de meditación
Iluminación
- Lámparas regulablescant. 6
- Velas LEDcant. 24
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Pósteres del programacant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 36
- Bolígrafoscant. 40
- Cuadernoscant. 36
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la sala y el programa antes de abrir las inscripciones. Así podrás enviar horarios, duración de las sesiones y necesidades prácticas en una sola invitación.
- Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 3 días antes. Usa esa lista para preparar el menú vegetariano, la fruta y los snacks sin comprar a ciegas.
- Calcula una esterilla y un cojín por participante confirmado, y añade 2 o 3 unidades de reserva. Deja también mantas, bancos o bolsters según el programa del profesor.
- Prueba el altavoz, el micrófono inalámbrico, el temporizador y las lámparas regulables el día anterior. Comprueba también que los cables y las regletas alcanzan los puntos de corriente sin cruzar la zona de paso.
- Prepara la recepción 30 minutos antes de la llegada. Ten lista la mesa, la asistencia, las indicaciones de ruta y el té de bienvenida para que el inicio no se retrase por tareas administrativas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de meditación?
- Empieza a reservar la sala y contratar al profesor entre 4 y 6 semanas antes. Abre las inscripciones cuando el programa y los horarios estén definidos, y cierra la lista de participantes unos 3 días antes.
- ¿Cuántas esterillas necesito para un taller de meditación?
- Prepara una esterilla por persona inscrita y guarda 2 o 3 adicionales para sustituciones o asistentes de última hora. Comprueba además que haya suficientes cojines, mantas y otros apoyos para cada sesión.
- ¿Cuándo debo comprar la comida para un taller de meditación?
- Recoge las preferencias dietéticas y confirma el número de participantes al menos 3 días antes de comprar. La fruta y los snacks pueden prepararse el mismo día, mientras que el menú vegetariano debe quedar planificado con antelación.
- ¿Cuánto antes deben llegar los organizadores?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para revisar la sala y los baños, colocar mesas y sillas, preparar las esterillas, montar el puesto de té y probar el equipo. La recepción puede abrirse 30 minutos antes del comienzo.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!