Marathon organiseren: checklist van route tot finish
Een marathon organiseren begint maanden voor de start met de route, vergunning en verkeersveiligheid. Daarna regel je medische ondersteuning, tijdregistratie, verkeersregelaars en de start- en finishlocatie. In de laatste weken verschuift de aandacht naar inschrijvingen, deelnemersinformatie, startnummers en materiaal. Deze checklist helpt je de 78 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de wedstrijddag niet nog routeborden, waterposten of techniek hoeft te improviseren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Routevoorstel uitwerken
2 personen
Vergunning aanvragen
Verkeersplan opstellen
2 personen
Medische ondersteuning reserveren
Tijdregistratie reserveren
Verkeersregelaars reserveren
Start- en finishlocatie vastleggen
Mobiele toiletten reserveren
Inschrijfformulier publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Startnummers afdrukken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Routeborden voorbereiden
3 personen
Waterpostdozen vullen
4 personen
Startpakketten samenstellen
6 personen
EHBO-materiaal controleren
2 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Route op risico's controleren
3 personen
Event
Startgebied afzetten
6 personen
Finishgebied afzetten
6 personen
Verkeersborden plaatsen
6 personen
Routepijlen plaatsen
6 personen
Verkeerskegels plaatsen
6 personen
Waterposten opbouwen
8 personen
EHBO-punten inrichten
4 personen
Mobiele toiletten controleren
2 personen
Tafels voor inschrijving plaatsen
4 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Finishboog opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Tijdregistratie installeren
3 personen
Startpakketten uitstallen
4 personen
Medaille-uitgifte klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
4 personen
Finishcatering klaarzetten
5 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers registreren
8 personen
Startnummers uitdelen
6 personen
Kledinginname beheren
4 personen
Startvak indelen
4 personen
Startbriefing geven
2 personen
Startschot begeleiden
4 personen
Water uitdelen
16 personen
Sportdrank uitdelen
12 personen
Energievoeding uitdelen
8 personen
Dranken bijvullen
8 personen
Routepost bezetten
12 personen
Verkeer regelen
12 personen
Deelnemers langs route begeleiden
8 personen
Tussentijden registreren
4 personen
EHBO-verzoeken behandelen
6 personen
Finishers verwelkomen
6 personen
Medaille uitreiken
4 personen
Finishcatering serveren
8 personen
Kleding teruggeven
4 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
Route vrijgeven
6 personen
Nazorg
Routeborden verzamelen
6 personen
Verkeerskegels verzamelen
6 personen
Start- en finishgebied afbreken
8 personen
Tenten afbreken
6 personen
Afval verzamelen
8 personen
Servies afwassen
4 personen
Locatie schoonmaken
6 personen
Geleende materialen reinigen
3 personen
Materialen retourneren
3 personen
Verloren voorwerpen sorteren
2 personen
Uitslagen definitief verwerken
2 personen
Deelnemersmail versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 600
- Startnummerbandenaantal 600
- Medaliesaantal 600
- Routepijlenaantal 80
- Kilometerbordenaantal 43
- Verkeerskegelsaantal 120
- Afzethekkenaantal 40
- Lintenaantal 12
- Pionnenaantal 30
- Klembordenaantal 20
- Stopwatchesaantal 12
- Thermische dekensaantal 50
- Startlint
- Finishboog
- Kledingrekkenaantal 4
- Kledinglabelsaantal 600
Apparatuur
- Tijdregistratiesysteem
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Mobiele telefoonsaantal 8
- Portofoonsaantal 16
- Powerbanksaantal 12
- Oplaadkabelsaantal 16
- Megafonenaantal 3
- Geluidsinstallatie
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
Meubilair
- Partytentenaantal 6
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 30
- Biertafelsaantal 8
- Kleedtafelsaantal 4
- Bakken voor kledingaantal 20
- Mobiele toiletcabinesaantal 8
Catering
- Koelboxenaantal 12
- Drankdispensersaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
- Herbruikbare bekersaantal 800
- Koffiekannenaantal 6
- Schenkkannenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 700
- Herbruikbaar bestekaantal 700
- Messenaantal 20
Keuken
- Snijplankenaantal 8
- Keukenmessenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 12
- Flessenopenersaantal 6
- Maatbekersaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 6
- Veiligheidshesjesaantal 40
- Zaklampenaantal 12
- Nooddekensaantal 30
Verlichting
- Bouwlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 8
- Dweilenaantal 8
- Bezemsetsaantal 6
- Handvegersaantal 8
- Afvalgrijpersaantal 8
- Afvalbakkenaantal 30
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg route, start- en finishlocatie vroeg vast en dien de vergunning in voordat je verkeersplan en inzet van verkeersregelaars definitief maakt. Neem ook mobiele toiletten en medische ondersteuning mee in die planning.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de marathon. Controleer daarna de deelnemerslijst, wijs startnummers toe en sorteer de startnummers per startvak of uitgiftepunt.
- Test het tijdregistratiesysteem vooraf met laptop, tablets en telefoons. Laad powerbanks op, leg oplaadkabels klaar en spreek via portofoons af wie storingen tijdens de start en finish opvangt.
- Vul waterpostdozen niet pas op de ochtend zelf. Zet routepijlen, kilometerborden, verkeerskegels, afzethekken en pionnen per post klaar, zodat vrijwilligers ze snel op de juiste kilometer kunnen plaatsen.
- Controleer de weersverwachting opnieuw op de laatste dag en stem kleding, thermische dekens, partytenten en drinkvoorziening daarop af. Plan daarnaast tijd voor het ophalen van materialen en het samenstellen van startpakketten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een marathon organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met de route, vergunning, start- en finishlocatie en medische ondersteuning. Reserveer tijdregistratie, verkeersregelaars en mobiele toiletten zodra de datum en route vaststaan.
- Wanneer moet ik de vergunning voor een marathon aanvragen?
- Dien de vergunning zo vroeg mogelijk in, bij voorkeur minimaal 3 tot 6 maanden voor de wedstrijddag. De exacte termijn hangt af van de gemeente en de gevolgen voor verkeer en openbare ruimte.
- Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een marathon?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 tot 7 dagen voor de start. Vermeld daarin onder meer starttijd, locatie, route-informatie, bereikbaarheid, startnummer en wat deelnemers op de wedstrijddag moeten meenemen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de laatste voorbereiding van een marathon?
- Plan minimaal 2 tot 3 dagen voor het ophalen van materialen, het sorteren van startnummers, het vullen van waterpostdozen en het voorbereiden van routeborden. Reserveer op de wedstrijddag zelf extra tijd voor een technische test en een controle van EHBO-materiaal.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!