Zo organiseer je een estafetteloop

Begin niet met de boodschappen, maar met de route, afstanden en beschikbare wisselpunten. Reserveer de locatie, bepaal hoeveel teams kunnen meedoen en leg daarna pas de inschrijvingen vast. In de laatste weken verdeel je vrijwilligers over registratie, route, start en finish. Op de dag zelf draait alles om duidelijke markeringen, een complete startlijst en een verzorgingspunt dat vóór de eerste lopers klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en route reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Vrijwilligers werven
6
Route en afstanden vastleggen
2 personen
7
Teams samenstellen
2 personen
8
Startlijst opstellen
9
Vrijwilligers indelen
10
Cateringhoeveelheden berekenen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Startnummers printen
14
Routekaarten printen
15
Materialen controleren
2 personen
16
Prijzen en medailles klaarleggen
17
Weersverwachting controleren

Event

18
Locatie openen
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Partytenten opzetten
4 personen
21
Start- en finishzone markeren
3 personen
22
Routepijlen plaatsen
4 personen
23
Drank- en verzorgingspunt inrichten
2 personen
24
Inschrijftafel inrichten
2 personen
25
Deelnemers registreren
3 personen
26
Startnummers uitdelen
2 personen
27
Teamestafettestokken uitdelen
2 personen
28
Deelnemersbriefing geven
2 personen
29
Tijdwaarneming installeren
2 personen
30
Estafetteloop starten
3 personen
31
Wisselpunten bemannen
6 personen
32
Tijden en rondes registreren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Deelnemers verzorgen
2 personen
35
Finishers registreren
2 personen
36
Uitslag controleren
2 personen
37
Buffet klaarzetten
4 personen
38
Eten en drinken serveren
4 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Winnaars bekendmaken
2 personen
41
Prijzen en medailles uitreiken
2 personen
42
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Routepijlen en markeringen verwijderen
4 personen
44
Meubilair afbreken
4 personen
45
Voedsel en drank opruimen
3 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Afval verzamelen
3 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Materialen inpakken
3 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen
51
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsetsaantal 6

Sportmateriaal

Estafettestokkenaantal 12
Pionnenaantal 40
Startnummersaantal 80
Veiligheidsspeldenaantal 160
Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 6
Stoepkrijtaantal 6
Stopwatchesaantal 4

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Tabletsaantal 2
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Koudekompressenaantal 12

Catering

Koelboxenaantal 4
Waterdispensersaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerkommenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Start-finishbanner

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg route, afstanden en wisselpunten uiterlijk 4 weken vooraf vast. Controleer of de route veilig te lopen is en bepaal waar pionnen, afzetlint en routepijlen nodig zijn.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en sluit de inschrijving bijvoorbeeld 7 dagen voor de loop. Verzamel tegelijk dieetwensen, telefoonnummers en de gewenste teamindeling.
Plan minstens 1 vrijwilliger bij de inschrijftafel, 1 bij start en finish en per belangrijk routepunt 1 persoon. Geef iedereen vooraf een taak, starttijd en telefoonnummer van de hoofdorganisatie.
Maak de startlijst, startnummers en routekaarten uiterlijk 2 dagen vooraf. Leg estafettestokken, veiligheidsspelden, stopwatches en een reservepen samen per post klaar.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en richt de start- en finishzone minimaal 90 minuten voor de start in. Zet dan ook tenten, tafels, water, bekers en de EHBO-koffer op hun vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een estafetteloop organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met locatie, route en vrijwilligers. Reserveer de locatie en controleer de route bij voorkeur nog vóór je de uitnodigingen verstuurt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een estafetteloop?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor registratie, 1 voor start en finish en 1 per belangrijk routepunt. Voor een route met 4 controlepunten heb je dus minstens 7 mensen nodig, exclusief een coördinator.
Hoeveel water heb je nodig bij een estafetteloop?: Plan minimaal 0,5 liter water per deelnemer voor het evenement en extra voor vrijwilligers. Zet het verzorgingspunt uiterlijk 30 minuten vóór de start klaar, met herbruikbare bekers en een koelbox als dat nodig is.
Wanneer maak je de startlijst voor een estafetteloop?: Maak een voorlopige indeling zodra de inschrijving sluit en controleer die 2 dagen vóór de loop. Print daarna startnummers en routekaarten, zodat wijzigingen op de wedstrijddag beperkt blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.