Checklist para organizar un maratón sin olvidar nada

Organizar un maratón exige coordinar permisos, recorrido, seguridad, participantes y material con bastante antelación. El plan reúne 78 tareas y 61 elementos, desde la propuesta de ruta y el plan de tráfico hasta los dorsales, el cronometraje y los puntos de agua. Trabaja por fases: primero define el recorrido y las autorizaciones; después abre las inscripciones; durante la última semana confirma personas, previsión meteorológica y equipos. Así evitas descubrir el día de la carrera que faltan aseos, señales o baterías.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Desarrollar la propuesta de ruta
2 personas
Solicitar permiso
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Reservar asistencia médica
Reservar control horario
Reservar agentes de tráfico
Fijar la ubicación de salida y llegada
Reservar aseos móviles
Publicar el formulario de inscripción
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Asignar números de dorsal
2 personas
Imprimir los dorsales
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Ordenar los dorsales
3 personas
Preparar señales de ruta
3 personas
Llenar las cajas del punto de agua
4 personas
Preparar kits de inicio
6 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas
Probar el registro horario
2 personas
Comprobar la ruta por riesgos
3 personas

Evento

Delimitar la zona de salida
6 personas
Delimitar la zona de llegada
6 personas
Colocar señales de tráfico
6 personas
Colocar flechas de ruta
6 personas
Colocar conos de tráfico
6 personas
Montar puestos de agua
8 personas
Montar los puntos de primeros auxilios
4 personas
Comprobar los baños portátiles
2 personas
Colocar mesas para la inscripción
4 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar el arco de meta
4 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Instalar control horario
3 personas
Exponer los kits de inicio
4 personas
Preparar la entrega de medallas
3 personas
Enfriar las bebidas
4 personas
Preparar el catering de meta
5 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Registrar a los participantes
8 personas
Repartir dorsales
6 personas
Gestionar la recogida de ropa
4 personas
Distribuir el cajón de salida
4 personas
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
Coordinar el pistoletazo de salida
4 personas
Repartir agua
16 personas
Repartir bebida isotónica
12 personas
Repartir comida energética
8 personas
Rellenar las bebidas
8 personas
Cubrir el puesto de ruta
12 personas
Gestionar el tráfico
12 personas
Guiar a los participantes a lo largo de la ruta
8 personas
Registrar los tiempos parciales
4 personas
Atender solicitudes de primeros auxilios
6 personas
Recibir a los finalistas
6 personas
Entregar la medalla
4 personas
Servir la catering de meta
8 personas
Devolver la ropa
4 personas
Publicar los resultados
2 personas
Guiar a los últimos participantes
4 personas
Liberar la ruta
6 personas

Seguimiento

Recoger las señales de ruta
6 personas
Reunir conos de tráfico
6 personas
Desmontar la zona de salida y meta
8 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Recoger la basura
8 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar el lugar
6 personas
Limpiar el material prestado
3 personas
Devolver los materiales
3 personas
Clasificar los objetos perdidos
2 personas
Procesar definitivamente los resultados
2 personas
Enviar el correo a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Dorsalescant. 600
Brazaletes con número de salidacant. 600
Medallascant. 600
Flechas de rutacant. 80
Señales de kilómetrocant. 43
Conos de tráficocant. 120
Vallas de separacióncant. 40
Cintascant. 12
Conoscant. 30
Portapapelescant. 20
Cronómetroscant. 12
Mantas térmicascant. 50
Cinta de salida
Arco de meta
Percheroscant. 4
Etiquetas de ropacant. 600

Equipo

Sistema de registro de tiempo
Portátilcant. 2
Tabletscant. 4
Teléfonos móvilescant. 8
Walkie-talkiescant. 16
Baterías externascant. 12
Cables de cargacant. 16
Megáfonoscant. 3
Equipo de sonido
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Mesascant. 18
Sillascant. 30
Mesas de cervezacant. 8
Mesas de maquillajecant. 4
Cajas para ropacant. 20
Cabinas de aseo móvilescant. 8

Catering

Neveras portátilescant. 12
Dispensadores de bebidascant. 8
Termoscant. 8
Vasos reutilizablescant. 800
Jarras de cafécant. 6
Jarras de servircant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 700
Cubiertos reutilizablescant. 700
Cuchilloscant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de cocinacant. 8
Cucharonescant. 12
Abrebotellascant. 6
Jarras medidorascant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 6
Chalecos reflectantescant. 40
Linternascant. 12
Mantas de emergenciacant. 30

Iluminación

Lámparas de obracant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Limpieza

Cuboscant. 8
Fregonascant. 8
Sets de escobacant. 6
Escobas de manocant. 8
Pinzas para residuoscant. 8
Papeleracant. 30

Compras

Compras

Consejos

Empieza por la ruta y los permisos: solicita la autorización y prepara el plan de tráfico antes de publicar la inscripción. Sin estos puntos cerrados, cualquier cambio puede afectar la salida, la meta y los agentes necesarios.
Abre las inscripciones solo cuando tengas definida la ubicación de salida y llegada, la asistencia médica y el control horario. Recoge también las preferencias dietéticas para calcular correctamente el avituallamiento.
Cierra la lista de participantes varios días antes de la carrera. Después asigna los dorsales, imprime las cantidades necesarias y envía a cada corredor la información práctica sobre horarios, recorrido y recogida.
Durante la semana previa, prepara por separado los dorsales, las señales de ruta, las señales de kilómetro y las cajas de los puntos de agua. Comprueba que cada estación tenga lo necesario y que las flechas puedan verse desde la distancia.
Haz una prueba del sistema de registro de tiempo antes de la salida y carga teléfonos, tablets, portátil, walkie-talkies y baterías externas. Lleva cables de carga, regletas y alargadores: suelen faltar justo cuando empieza el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un maratón?: Empieza a definir la ruta y los permisos varios meses antes, porque el plan de tráfico, la asistencia médica y los agentes pueden requerir coordinación externa. Deja la última semana para confirmar participantes, material, previsión meteorológica y equipos.
¿Qué hay que preparar la semana antes de un maratón?: Prepara los dorsales y kits de inicio, ordena las señales de ruta, llena las cajas de los puntos de agua y revisa el material de primeros auxilios. También conviene probar el registro horario y confirmar que todo el equipo esté cargado.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un maratón?: Ciérralas varios días antes de la carrera para comprobar la lista, asignar números de dorsal e imprimirlos sin prisas. Ese margen también permite recoger preferencias dietéticas y enviar la información final a los participantes.
¿Cuántos puntos de control necesita un maratón?: El número depende del recorrido y de las normas aplicables, pero debes definirlos al diseñar la ruta y reflejarlos en el plan de tráfico. Para cada punto calcula con antelación las señales, el personal, las comunicaciones y el material de avituallamiento.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.