Mantelzorgdag organiseren: een praktische checklist

Een Mantelzorgdag vraagt om meer dan een datum en een programma. Je regelt een toegankelijke locatie, brengt vervoersbehoeften en dieetwensen in kaart en zorgt dat vrijwilligers weten wat ze doen. Begin op tijd met uitnodigingen en aanmeldingen, zodat je catering, stoelen en hulpmiddelen kunt afstemmen op het aantal bezoekers. Op de dag zelf helpen een duidelijke welkomsttafel, naamkaartjes en een geprint draaiboek om de ontvangst rustig te laten verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Toegankelijkheid locatie controleren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vervoersbehoeften inventariseren
2 personen
Parkeerinformatie delen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Muziekprogramma selecteren
2 personen
Activiteiten voorbereiden
3 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Aanwezigheidslijst bijwerken
Catering bestellen
2 personen
Hulpmiddelen controleren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Telefoonnummers delen
Draaiboek printen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Buffet inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Pauzeruimte inrichten
2 personen
Toiletten controleren

Event

Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Jassen aannemen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Ervaringsverhaal begeleiden
2 personen
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Rustruimte bemannen
2 personen
Activiteit begeleiden
4 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Dinerbuffet bijvullen
3 personen
Tafels afruimen
4 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Gasten uitzwaaien
3 personen
Jassen teruggeven
2 personen
Laatste dranken serveren
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen
Foto's veilig opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 4
Eettafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Kapstokkenaantal 3
Ruststoelenaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Dinerbesteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Soeplepelsaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Schaaltjesaantal 12
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 10
Vaasjesaantal 10
Bloemenaantal 10
Welkomstbord
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Catering

Serveerkommenaantal 12
Buffetbordenaantal 8
Drankdispensersaantal 3
Waterkaraffenaantal 8
Tafelnummersaantal 8
Allergenenkaartjesaantal 20
Menukaartenaantal 70
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Sponzenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afwasborstelsaantal 4

Activiteiten

Gesprekskaartenaantal 12
Notitieblokkenaantal 70
Pennenaantal 80
Kleurpotlodenaantal 4
Kleurplatenaantal 70
Spelkaartenaantal 6
Puzzelsaantal 4
Tafelspellenaantal 6

Praktisch

Registratieformulierenaantal 80
Draaiboekenaantal 12
Naamkaartjesaantal 80
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Markeerstiftenaantal 12
Papiertapeaantal 4
Paraplubak

Tips

Controleer de toegankelijkheid van de locatie vóór je haar reserveert. Let niet alleen op de ingang, maar ook op toiletten, ruststoelen, looproutes en de ruimte tussen tafels.
Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen én vervoersbehoeften. Deel parkeerinformatie uiterlijk een week vooraf en maak telefoonnummers beschikbaar voor vragen op de dag zelf.
Bevestig sprekers, activiteiten en het muziekprogramma zodra de datum vaststaat. Zo kun je het definitieve programma op tijd meesturen en voorkom je dat onderdelen op het laatste moment uitvallen.
Stem catering en servies af op het definitieve aantal aanmeldingen. Controleer daarnaast warmhoudbakken, koffiekannen, koffiezetapparaten en waterkokers voordat boodschappen en hapjes klaargemaakt worden.
Maak het draaiboek niet alleen digitaal, maar print het ook. Leg bij de welkomsttafel de aanwezigheidslijst en naamkaartjes klaar en wijs vrijwilligers vooraf toe aan ontvangst, catering en praktische hulp.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Mantelzorgdag organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen, vervoer, dieetwensen en catering te regelen.
Wat moet ik vragen bij de aanmelding voor een Mantelzorgdag?: Vraag in elk geval naar naam, aanwezigheid, dieetwensen en vervoersbehoeften. Sluit de registratie ongeveer 1 week voor de Mantelzorgdag, zodat je de catering, aanwezigheidslijst en zitplaatsen kunt afronden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Mantelzorgdag?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst en 1 aanspreekpunt voor praktische hulp. Bij een groter programma voeg je per activiteit of onderdeel een vrijwilliger toe en deel je de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf.
Wanneer moet ik de catering voor een Mantelzorgdag bestellen?: Bestel de catering zodra het programma en de aanmeldingen grotendeels vaststaan, bij voorkeur 1 tot 2 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal door zodra de inschrijving sluit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.