Journée des aidants : la checklist d’organisation

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par la date, le programme et le lieu, puis vérifiez l’accessibilité avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour recueillir les inscriptions et adapter l’organisation aux besoins des aidants.
• Dans le formulaire d’inscription, demandez les besoins alimentaires et de transport, pas seulement le nombre de participants. Faites un point de contrôle 10 à 14 jours avant l’événement pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
• Préparez l’accueil avant le reste de la salle : table d’inscription, badges nominatifs, liste de présence à jour et informations de stationnement. Imprimez au moins 2 exemplaires du déroulé et gardez-en un pour chaque bénévole référent.
• Pour une journée avec échanges et interventions, vérifiez les microphones sans fil, l’enceinte Bluetooth, les rallonges et les multiprises au moins 48 heures avant. Testez le son dans la salle, pas uniquement au bureau où le matériel a été préparé.
• Prévoyez des espaces où l’on peut réellement souffler : chaises de repos, porte-manteaux et circulation dégagée. Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas, la vaisselle, le café et le thé assez tôt pour éviter une file d’attente dès l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Journée des aidants ?

Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver un lieu accessible, confirmer les intervenants, envoyer les invitations, enregistrer les inscriptions et ajuster le catering selon les besoins alimentaires.

Quand envoyer les invitations pour une Journée des aidants ?

Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une première date limite d’inscription environ 14 jours avant, puis relancez les personnes qui n’ont pas encore indiqué leurs besoins de transport ou d’alimentation.

Comment vérifier l’accessibilité du lieu pour les aidants ?

Faites une visite ou une vérification détaillée au moins 3 semaines avant l’événement. Contrôlez l’accès, les déplacements dans la salle, les sanitaires, les places assises et la possibilité d’installer des chaises de repos sans bloquer la circulation.

Que faut-il prévoir pour l’accueil le jour J ?

Installez la table d’accueil 45 à 60 minutes avant l’arrivée des participants. Préparez les badges, la liste de présence, le déroulé imprimé, les informations de stationnement et les numéros de téléphone des bénévoles.