Zo organiseer je een Mantelzorgdag zonder belangrijke details te missen

Begin met een datum, een haalbaar programma en een locatie waar bezoekers zich zelfstandig of met hulp kunnen verplaatsen. Controleer niet alleen de zaal, maar ook ruststoelen, sanitaire voorzieningen, parkeermogelijkheden en de route naar binnen. Verzamel bij de aanmelding dieetwensen en vervoersbehoeften, zodat catering en ontvangst daarop aansluiten. Werk daarna toe naar een definitief draaiboek met sprekers, activiteiten, vrijwilligers en contactgegevens.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Toegankelijkheid locatie controleren
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen registreren
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
2 personen
8
Vervoersbehoeften inventariseren
2 personen
9
Parkeerinformatie delen
10
Programma definitief maken
2 personen
11
Sprekers bevestigen
2 personen
12
Muziekprogramma selecteren
2 personen
13
Activiteiten voorbereiden
3 personen
14
Naamkaartjes maken
2 personen
15
Aanwezigheidslijst bijwerken
16
Catering bestellen
2 personen
17
Hulpmiddelen controleren
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Telefoonnummers delen
20
Draaiboek printen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Servies klaarzetten
2 personen
25
Welkomsttafel inrichten
2 personen
26
Materialen naar locatie brengen
3 personen
27
Zaal openen
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Buffet inrichten
3 personen
31
Koffiepunt inrichten
2 personen
32
Techniek aansluiten
2 personen
33
Microfoon testen
2 personen
34
Presentatieruimte inrichten
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Pauzeruimte inrichten
2 personen
37
Toiletten controleren

Event

38
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
39
Gasten verwelkomen
3 personen
40
Jassen aannemen
2 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Openingswoord verzorgen
43
Ervaringsverhaal begeleiden
2 personen
44
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Rustruimte bemannen
2 personen
48
Activiteit begeleiden
4 personen
49
Dinerbuffet openen
2 personen
50
Dinerbuffet bijvullen
3 personen
51
Tafels afruimen
4 personen
52
Muziek verzorgen
2 personen
53
Dessert serveren
3 personen
54
Bedankwoord uitspreken
55
Gasten uitzwaaien
3 personen
56
Jassen teruggeven
2 personen
57
Laatste dranken serveren
2 personen

Nazorg

58
Afval verzamelen
3 personen
59
Buffet opruimen
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Decoratie verwijderen
2 personen
63
Techniek uitschakelen
2 personen
64
Zaal schoonmaken
4 personen
65
Gevonden voorwerpen verzamelen
66
Locatie afsluiten
2 personen
67
Materialen terugbrengen
3 personen
68
Koelboxen leegmaken
2 personen
69
Overgebleven eten verdelen
2 personen
70
Afval afvoeren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Deelnemers bedanken
2 personen
73
Foto's veilig opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 4
Eettafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Kapstokkenaantal 3
Ruststoelenaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Dinerbesteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Soeplepelsaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Schaaltjesaantal 12
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 10
Vaasjesaantal 10
Bloemenaantal 10
Welkomstbord
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Catering

Serveerkommenaantal 12
Buffetbordenaantal 8
Drankdispensersaantal 3
Waterkaraffenaantal 8
Tafelnummersaantal 8
Allergenenkaartjesaantal 20
Menukaartenaantal 70
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Sponzenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afwasborstelsaantal 4

Activiteiten

Gesprekskaartenaantal 12
Notitieblokkenaantal 70
Pennenaantal 80
Kleurpotlodenaantal 4
Kleurplatenaantal 70
Spelkaartenaantal 6
Puzzelsaantal 4
Tafelspellenaantal 6

Praktisch

Registratieformulierenaantal 80
Draaiboekenaantal 12
Naamkaartjesaantal 80
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Markeerstiftenaantal 12
Papiertapeaantal 4
Paraplubak

Tips

Plan eerst de toegankelijkheid en het vervoer. Deel parkeerinformatie vooraf en noteer per aanmelding of iemand aangepast vervoer, hulp bij aankomst of extra rust nodig heeft.
Houd het programma overzichtelijk en bouw rustmomenten in. Bevestig sprekers en muziek op tijd, en controleer vóór de dag of microfoons, speaker en verlengsnoeren werken.
Regel catering pas nadat dieetwensen zijn verzameld. Zet koffie, thee, water en hapjes op een plek waar ook bezoekers met een hulpmiddel gemakkelijk bij kunnen.
Maak de ontvangst zelfstandig uitvoerbaar. Leg naamkaartjes, de bijgewerkte aanwezigheidslijst en telefoonnummers klaar op de welkomsttafel, met minimaal één vrijwilliger die bezoekers opvangt.
Doe de laatste controle niet alleen op papier. Loop de locatie kort voor aanvang na, zet stoelen en ruststoelen neer, koel dranken en controleer warmhoudbakken, koffiezetapparaten en waterkokers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Mantelzorgdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur uitnodigingen zodra de basis vaststaat, zodat je dieetwensen, vervoersbehoeften en aanmeldingen tijdig kunt verzamelen.
Waar moet een locatie voor een Mantelzorgdag aan voldoen?: Controleer minimaal 4 weken vooraf de toegankelijkheid van entree, toiletten, looproutes en zitplaatsen. Kijk ook naar parkeren, ruststoelen, stroompunten en de verstaanbaarheid van sprekers in de zaal.
Wanneer moet je de catering voor een Mantelzorgdag bestellen?: Bestel de catering nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verzameld, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Houd na de definitieve bevestiging een actuele lijst bij voor allergieën en aangepaste maaltijden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Mantelzorgdag?: Reken als startpunt op 1 vrijwilliger per 10 tot 15 bezoekers, plus één coördinator. Plan extra hulp bij ontvangst, vervoer, activiteiten en catering als veel bezoekers ondersteuning nodig hebben.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.