Checklist voor een makerspace open dag

Een makerspace open dag vraagt om meer voorbereiding dan alleen machines aanzetten en bezoekers uitnodigen. Leg eerst het programma en de tijden vast, en werk daarna toe naar inschrijvingen, materialen, werkstations en ontvangst. Test apparatuur zoals 3D-printers, soldeerstations en snijplotters vóór de deuren opengaan. Met deze checklist houd je ook veiligheidsinstructies, bewegwijzering, dieetwensen en workshopgroepen op tijd bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en tijden vastleggen
2 personen
Demonstraties en workshops kiezen
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Workshopinschrijvingen bevestigen
2 personen
Leveringen en afhaalbestellingen plannen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen voor workshops inkopen
2 personen
Gereedschap inventariseren
2 personen
Gereedschap en apparatuur testen
3 personen
Veiligheidsinstructies voorbereiden
2 personen
Werkstations voorbereiden
3 personen
Workshopmaterialen per groep klaarzetten
3 personen
Naambadges en bezoekerslijst printen
Plattegrond en bewegwijzering printen
Locatie en sanitair controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Entree en registratie inrichten
2 personen
Demonstratiestations inrichten
4 personen
Workshopruimtes inrichten
4 personen
Kabels veilig wegwerken
2 personen
Versiering en informatieborden ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma toelichten
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Demonstraties begeleiden
4 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Werkstations aanvullen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Gemorste vloeistoffen reinigen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Werkstations veilig uitschakelen
3 personen
Gereedschap verzamelen
3 personen
Materialen sorteren en opbergen
3 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Vloeren en werkbladen schoonmaken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 12
Kleedtafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 8
3D-printersaantal 2
Soldeerstationsaantal 6
Snijplotter
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
USB-oplaadpuntenaantal 4
Gereedschapskoffersaantal 6
Handboormachinesaantal 4
Lijmpistolenaantal 6
Snijmattenaantal 10
Meetgereedschapaantal 10
Veiligheidsbrillenaantal 25
Werkhandschoenenaantal 20
Gehoorbeschermingaantal 10
Brandblusdekenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 8
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

Informatiebordenaantal 12
Richtingspijlenaantal 20
Naambadgehoudersaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnaantal 6
Naamkaartjesaantal 100

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Bureaulampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Recyclingbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan workshops in vaste blokken en bevestig deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet per groep de materialen klaar, zodat je op de dag zelf niet hoeft te tellen of zoeken.
Test alle apparatuur minstens 1 dag van tevoren. Controleer daarbij niet alleen 3D-printers en soldeerstations, maar ook laptops, beamers, speakers, stekkerdozen en verlengkabels.
Maak bij elk werkstation de veiligheidsmiddelen direct zichtbaar. Leg veiligheidsbrillen, werkhandschoenen en gehoorbescherming klaar en hang de veiligheidsinstructies op vóór de eerste demonstratie.
Richt entree en registratie minimaal 60 minuten vóór opening in. Leg naambadges, de bezoekerslijst, een plattegrond en duidelijke bewegwijzering bij de ingang klaar.
Plan leveringen, afhaalbestellingen en boodschappen vóór de laatste voorbereidingsdag. Controleer ook herbruikbare bekers, borden, bestek, koffievoorziening en afvalbakken, zodat de catering niet tussen workshops door geregeld hoeft te worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een makerspace open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met programma, demonstraties, workshops en uitnodigingen. Open het aanmeldformulier uiterlijk 4 weken voor de open dag, zodat je deelnemers en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet ik apparatuur voor een makerspace open dag testen?: Test alle apparatuur minimaal 1 dag vooraf en voer op de ochtend zelf nog een korte controle uit. Controleer per station de stroom, software, verbruiksmaterialen en veiligheidsvoorzieningen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een makerspace open dag op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, werkstations, demonstraties, registratie en bewegwijzering. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een veiligheids- en doorloopcontrole voordat bezoekers binnenkomen.
Wanneer bevestig ik de inschrijving voor workshops?: Bevestig workshopinschrijvingen uiterlijk 3 dagen voor de open dag. Stuur daarin het tijdstip, de locatie van de workshopruimte, eventuele veiligheidsregels en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.