Checklist pour organiser une journée portes ouvertes de makerspace

Une journée portes ouvertes de makerspace demande plus qu’une démonstration d’outils. Il faut coordonner les inscriptions, les ateliers, les postes de travail, les règles de sécurité et l’accueil des visiteurs. Utilisez le programme comme fil conducteur, puis vérifiez le matériel et les fournitures avant l’installation. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis qui bloquent souvent l’événement le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Choisir les démonstrations et les ateliers
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions aux ateliers
2 personnes
Planifier les livraisons et les commandes à emporter
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheter les fournitures pour les ateliers
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Tester les outils et l’équipement
3 personnes
Préparer les consignes de sécurité
2 personnes
Préparer les postes de travail
3 personnes
Préparer le matériel d’atelier par groupe
3 personnes
Imprimer les badges nominatifs et la liste des visiteurs
Imprimer le plan et la signalétique
Vérifier le lieu et les sanitaires
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
Aménager les stands de démonstration
4 personnes
Aménager les espaces d'atelier
4 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Accrocher les décorations et les panneaux d’information
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Encadrer les démonstrations
4 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Réapprovisionner les postes de travail
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les liquides renversés
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre les postes de travail en toute sécurité
3 personnes
Rassembler les outils
3 personnes
Trier et ranger le matériel
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les sols et les plans de travail
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabouretsqté 12
Tables de maquillageqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 8
Imprimantes 3Dqté 2
Stations de soudureqté 6
Traceur de découpe
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 10
Points de charge USBqté 4
Boîtes à outilsqté 6
Perceuses à mainqté 4
Pistolets à colleqté 6
Tapis de découpeqté 10
Outils de mesureqté 10
Lunettes de sécuritéqté 25
Gants de travailqté 20
Protection auditiveqté 10
Couverture anti-feuqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Couverts de serviceqté 8

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Flèches directionnellesqté 20
Supports de badges nominatifsqté 100
Nappesqté 10
Guirlande de fanionsqté 6
Badges nominatifsqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de bureauqté 8

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Bacs de recyclageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et les horaires au moins 3 semaines avant l’ouverture, puis indiquez clairement la durée de chaque démonstration et atelier. Les visiteurs doivent savoir s’ils peuvent arriver librement ou s’ils doivent réserver une place.
Ouvrez les inscriptions dès que les ateliers sont choisis. Confirmez les participants quelques jours avant l’événement et recueillez à ce moment-là les besoins alimentaires ainsi que les éventuelles contraintes particulières.
Préparez le matériel par groupe, pas seulement par type d’outil. Pour chaque poste, vérifiez les outils, les ordinateurs, les multiprises et les protections nécessaires, puis testez les équipements avant le montage.
Consacrez un espace visible à l’accueil : badges nominatifs, liste des visiteurs, plan et signalétique doivent être prêts avant l’arrivée du premier groupe. Prévoyez aussi une personne qui explique les consignes et oriente les visiteurs.
Faites une dernière vérification du lieu la veille : sanitaires, câbles sécurisés, tables installées, poubelles accessibles et couverture anti-feu disponible. Les fournitures d’atelier et les commandes à emporter doivent être contrôlées avant l’ouverture, pas pendant les premières visites.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes de makerspace ?: Ouvrez le formulaire environ 3 semaines avant l’événement, dès que le programme et les ateliers sont fixés. Traitez les inscriptions au fil de l’eau et envoyez une confirmation finale 3 à 5 jours avant.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un makerspace avant les portes ouvertes ?: Prévoyez au moins 3 heures pour installer les tables, les chaises, les stands, les postes d’atelier et l’accueil. Ajoutez 30 minutes pour tester les équipements et vérifier la signalétique avant l’arrivée du public.
Que faut-il vérifier pour la sécurité des ateliers makerspace ?: Vérifiez chaque poste avant l’ouverture : outils fonctionnels, câbles sécurisés, lunettes, gants ou protection auditive disponibles selon l’activité, et couverture anti-feu accessible. Présentez les consignes de sécurité au début de chaque atelier.
Quand préparer le matériel et les fournitures des ateliers ?: Inventoriez le matériel au moins une semaine avant, puis achetez les fournitures manquantes dans les jours suivants. Préparez les kits par groupe la veille afin de repérer immédiatement une pièce ou un outil manquant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.