Lustrumfeest organiseren: een complete checklist

Een lustrumfeest vraagt om meer voorbereiding dan alleen een datum prikken en uitnodigingen versturen. Leg eerst locatie, begroting en programma vast; daarna volgen gastenlijst, catering, techniek en aankleding. Houd rekening met dieetwensen, reserveringen en levertijden, en plan een aparte controle op de feestdag zelf. Met deze checklist werk je van de eerste afspraken naar een ingerichte locatie, gekoelde dranken en een soepel ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Muzikale invulling vastleggen
2 personen
Uitnodiging ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Taart bestellen
Dranken bestellen
Reserveringen maken
2 personen
Muziekapparatuur reserveren
Decoratie inkopen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
3 personen
Taart ophalen
Locatie openen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Podium en muziekhoek inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Fotohoek inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken klaarzetten
3 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Welkomstteam briefen
3 personen
Cateringteam briefen
4 personen

Event

Muzikanten ontvangen
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Muziekoptreden begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Foto's maken
Jubilarissen huldigen
2 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Taart aansnijden en serveren
3 personen
Avondprogramma aankondigen
Avondoptreden begeleiden
2 personen
Dansmuziek verzorgen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Meubilair retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Afval wegbrengen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Voorraad terugbrengen
2 personen
Sleutels terugbrengen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Tafelmessenaantal 120
Tafelvorkenaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muziekstandaardsaantal 12
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Projector
Projectiescherm

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenboogaantal 2
Feestslingersaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, begroting en programma. Zo houd je nog ruimte voor een andere locatie, muzikale invulling of aangepaste catering als iets niet beschikbaar is.
Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor het feest. Gebruik de definitieve gastenlijst daarna voor catering, stoelen, servies en dieetwensen.
Bestel catering, taart en dranken niet pas na de laatste herinnering. Controleer minimaal 7 dagen vooraf de aantallen, bezorgtijden en wie de taart ophaalt; zet dranken pas op de feestdag gekoeld klaar.
Test muziek en spraak vóór de gasten binnenkomen. Sluit speakers, mengpaneel en microfoons minstens 1 uur vooraf aan en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar zonder looproutes te blokkeren.
Plan op de feestdag minimaal 2 uur voor openingstijd voor locatiecontrole, leveringen, tafels, stoelen, buffettafels en garderoberekken. Controleer ook koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en serveermateriaal voordat het programma start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lustrumfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de datum en locatie, stel daarna het programma en de muzikale invulling vast en verstuur de uitnodigingen uiterlijk 6 weken voor het feest.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een lustrumfeest?: Verstuur ze ongeveer 6 weken vooraf en geef gasten 3 tot 4 weken om te reageren. Stuur 7 tot 10 dagen voor de uiterste aanmelddatum een herinnering, zodat je circa 2 weken vooraf de definitieve gastenlijst hebt.
Wanneer bestel ik catering en taart voor een lustrumfeest?: Bestel catering en taart zodra de datum, locatie en verwachte groepsgrootte vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Bevestig de definitieve aantallen, dieetwensen en afhaaltijd uiterlijk 7 dagen voor het feest.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie voor een lustrumfeest klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur vóór openingstijd voor leveringen, controle en inrichting. Reserveer daarnaast minstens 1 uur voor het testen van speakers, mengpaneel en microfoons, zodat techniek niet tegelijk met de ontvangst moet gebeuren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.