Jubiläumsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane die Gästeliste mit Puffer: Rechne bei Catering und Sitzplätzen nicht nur mit den bisher eingegangenen Zusagen, sondern halte etwa 5 bis 10 Prozent Reserve vor. So reichen Teller, Gläser und Speisen auch bei kurzfristigen Zusagen.
• Verschicke die Einladungen spätestens 6 bis 8 Wochen vor der Feier und setze eine verbindliche Rückmeldefrist. Ernährungswünsche solltest du direkt erfassen, damit das Catering nicht erst wenige Tage vorher angepasst werden muss.
• Prüfe die Technik mindestens 1 Woche vorher in der Location. Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer und Verlängerungskabel müssen zusammenpassen; lege außerdem fest, wer die Musik und die Ansagen übernimmt.
• Kühle die Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein und stelle zusätzlich Wasser sichtbar bereit.
• Lege die Aufgaben für den Veranstaltungstag mit Uhrzeiten fest: Öffne die Location mindestens 2 Stunden vorher, stelle Tische und Buffets auf und reserviere Zeit für Lieferungen, die Torte und den abschließenden Raumcheck.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Budget. Für größere Gästelisten oder gefragte Locations sind 3 bis 6 Monate Vorlauf sinnvoll.

Wie viele Getränke braucht man für eine Jubiläumsfeier?

Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane Wasser zusätzlich ein und erhöhe die Menge, wenn die Feier länger als 4 Stunden dauert.

Wann sollte man das Catering und die Torte bestellen?

Bestelle das Catering etwa 3 bis 4 Wochen vor der Feier, sobald die ungefähre Gästezahl feststeht. Die Torte solltest du mindestens 2 Wochen vorher reservieren und die Abholzeit spätestens 2 Tage vorher bestätigen.

Wann verschickt man die Erinnerung zur Jubiläumsfeier?

Sende die Erinnerung etwa 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Bitte dabei nochmals um Rückmeldung zu Absagen, Ernährungswünschen und der geplanten Ankunftszeit.

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