Lunchconcert organiseren: checklist en planning
Een lunchconcert vraagt om een strakke combinatie van muziek, lunch en publieksontvangst. Leg eerst datum, locatie, artiesten en repertoire vast; daarna volgen reserveringen, uitnodigingen en aanmeldingen. In de laatste week controleer je dieetwensen, bezoekersaantallen, boodschappen en artiesteninformatie. Op de dag zelf draait alles om timing: de ruimte openen, tafels en stoelen plaatsen, lunch koelen, apparatuur testen en vóór ontvangst een volledige geluidscheck doen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Artiesten en repertoire vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst afronden
Artiesteninformatie bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Brood en beleg bestellen
Apparatuur testen
2 personen
Lunchproducten koelen
2 personen
Broodjes en beleg voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Instrumenten en microfoons aansluiten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
Informatietafel klaarzetten
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Lunchbuffet openen
2 personen
Lunch serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Concert begeleiden
2 personen
Servies en tafels afruimen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 2
- Kleedkamerrek
Servies
- Dinerbordenaantal 70
- Dessertbordenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 70
- Waterglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 70
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 80
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Opscheptangenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Instrumentmicrofoonsaantal 2
- Muziekstandaardsaantal 4
- Audiokabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Kabelmattenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Programmastandaardsaantal 2
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de geluidscheck vóór de bezoekers binnenkomen. Test actieve speakers, het mengpaneel, draadloze microfoons en instrumentmicrofoons afzonderlijk en leg audiokabels, stekkerdozen en verlengkabels vooraf klaar.
- Sluit de bezoekerslijst uiterlijk enkele dagen vóór het concert af. Gebruik het definitieve aantal voor brood en beleg, servies, koffie, thee, waterglazen en het aantal stoelen.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef ze door voordat je brood en beleg bestelt. Houd bij het buffet herkenbare plekken vrij voor aangepaste opties.
- Begin de lunchvoorbereiding pas nadat de producten gekoeld zijn opgeslagen. Zet koelboxen, snijplanken, broodmessen, serveerbladen en opscheptangen op één werkplek, zodat je niet tijdens de ontvangst hoeft te zoeken.
- Leg een vaste opbouwvolgorde vast voor de ochtend: eerst ruimte schoonmaken en meubilair plaatsen, daarna buffet en informatietafel inrichten, vervolgens techniek aansluiten en als laatste koffie en thee klaarzetten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een lunchconcert organiseren?
- Leg datum, locatie en artiesten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra reserveringen en repertoire zijn bevestigd, zodat je uiterlijk in de laatste week een betrouwbare bezoekerslijst hebt.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een lunchconcert?
- Zet voor elke aangemelde bezoeker één stoel klaar en reserveer 5 tot 10 procent extra plaatsen. Rond je bezoekerslijst enkele dagen vooraf af, zodat je de zaalindeling en buffettafels passend kunt maken.
- Wanneer doe ik de geluidscheck bij een lunchconcert?
- Voer de geluidscheck minimaal 60 minuten vóór de ontvangst uit. Test speakers, microfoons, instrumenten en kabels met de ruimte in de definitieve opstelling; daarna blijft tijd over voor kleine aanpassingen.
- Wanneer bereid ik de lunch voor een lunchconcert?
- Koel lunchproducten zodra ze op locatie zijn en bereid broodjes en beleg zo kort mogelijk vóór de lunch. Reken bij een kleine bezetting op 30 tot 45 minuten voor snijden, schikken en het inrichten van het buffet.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!