Organiser un concert-déjeuner sans rien oublier
Un concert-déjeuner combine l’accueil du public, un buffet à préparer et une installation sonore à tester avant l’arrivée des artistes. Commence par confirmer la date et le lieu, puis avance vers les réservations, les inscriptions et les besoins alimentaires. La veille, vérifie les achats, refroidis les produits et prépare ce qui peut l’être. Le jour même, garde une vraie marge pour installer les tables, raccorder les micros et effectuer la balance avant l’ouverture des portes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Définir les artistes et le répertoire
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des visiteurs
Confirmer les informations des artistes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Commander du pain et des garnitures
Tester l'équipement
2 personnes
Refroidir les produits du déjeuner
2 personnes
Préparer les sandwiches et les garnitures
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Raccorder les instruments et les microphones
2 personnes
Effectuer la vérification du son
2 personnes
Installer la table d’information
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Ouvrir le buffet de déjeuner
2 personnes
Servir le déjeuner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le concert
2 personnes
Débarrasser la vaisselle et les tables
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
Démonter le matériel audio
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tables de buffetqté 2
- Portant de vestiaire
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 70
- Assiettes à dessertqté 70
- Tasses à caféqté 70
- Verres à eauqté 80
- Verres à vinqté 70
- Fourchettesqté 80
- Couteauxqté 80
- Cuillèresqté 80
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pince de serviceqté 8
- Glacièresqté 4
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Microphones d’instrumentsqté 2
- Pieds de microqté 4
- Câbles audioqté 8
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 6
- Passe-câblesqté 6
Décoration
- Nappesqté 8
- Compositions floralesqté 6
- Pupitres de programmeqté 2
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la date et le lieu avant d’annoncer le concert : les réservations des artistes et les invitations dépendent de ces deux confirmations.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis arrête la liste des visiteurs avant les courses afin d’ajuster le pain, les garnitures et les boissons.
- Prévois au moins 60 minutes avant l’accueil pour installer les tables, le buffet, le vestiaire et la décoration, puis réserve encore 30 minutes à la vérification du son.
- Teste chaque microphone, câble, multiprise et rallonge avant le jour J. Un essai complet avec les instruments permet de repérer un câble manquant avant l’arrivée du public.
- Prépare le café, le thé, les sandwiches et les garnitures en suivant un ordre précis : les produits froids restent au frais jusqu’au dernier moment, tandis que la vaisselle et les plateaux peuvent être disposés plus tôt.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un concert-déjeuner ?
- Prévois idéalement 3 à 4 semaines pour confirmer le lieu, les artistes, les réservations et les inscriptions. Garde les 2 derniers jours pour les achats, la préparation du buffet et la vérification technique.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert-déjeuner ?
- Envoie-les environ 3 semaines avant la date, avec une échéance d’inscription fixée 7 à 10 jours avant le concert. Tu auras ainsi le temps de finaliser la liste des visiteurs et les besoins alimentaires.
- Quand préparer le buffet d’un concert-déjeuner ?
- Achète les produits non périssables 1 à 2 jours avant, puis commande le pain et les garnitures selon le nombre confirmé de visiteurs. Prépare les sandwiches le jour même, en les gardant au frais jusqu’à l’installation du buffet.
- Combien de temps avant le début faut-il faire la balance ?
- Commence l’installation sonore au moins 90 minutes avant l’accueil et réserve 30 minutes à la balance. Ce délai couvre le raccordement des instruments, des microphones, de la table de mixage et le rangement des câbles.
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