Lunchconcert organiseren: checklist en planning

Een lunchconcert vraagt om een strakke combinatie van muziek, lunch en techniek. Leg eerst datum, locatie, artiesten en speeltijden vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen. Reserveer catering en controleer vroeg welke geluidsinstallatie, microfoons en instrumenten nodig zijn. Op de dag zelf werk je van locatiecontrole en opbouw naar geluidscheck, buffet en ontvangst van de artiesten. Met deze checklist houd je overzicht over de voorbereiding én de uitvoering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Artiesten reserveren
2 personen
Programma en speeltijden bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering en boodschappen reserveren
2 personen
Technische wensen afstemmen
2 personen
Muziekinstrumenten controleren
Route en parkeren communiceren
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Lunchingrediënten voorbereiden
3 personen
Servies en materialen klaarzetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons en instrumenten aansluiten
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Buffet en drankenbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunchportioneren
3 personen
Artiesten ontvangen
Publieksontvangst verzorgen
2 personen
Programma aankondigen
Lunch serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Pauze catering verzorgen
2 personen
Publieksvragen en verzoeken afhandelen
Artiesten begeleiden bij vertrek

Nazorg

Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur en materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 6

Servies

Bordenaantal 80
Kommenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Instrumentstandaardsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Gaffer tapeaantal 3

Verlichting

Podiumlampenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Menukaartenaantal 70
Programmafoldersaantal 80
Naambadgesaantal 10

Catering

Boodschappen
Koffiefiltersaantal 100
Etiketten voor dieetwensenaantal 30

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Toiletborstelsaantal 3

Tips

Verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding en sluit de aantallen enkele dagen voor het concert af. Zo kun je lunchportionering, servies en gekoelde producten op tijd afstemmen.
Plan de geluidscheck vóór de gasten binnenkomen en reserveer daarvoor minstens 45 minuten. Controleer niet alleen microfoons en luidsprekers, maar ook mengpaneel, instrumentstandaards, verlengkabels en stekkerdozen.
Zet tafels en stoelen pas definitief neer nadat de podiumruimte is vrijgemaakt. Houd een duidelijke looproute tussen entree, buffet en zitplaatsen; dat voorkomt opstoppingen tijdens de lunch.
Regel de route, parkeermogelijkheden en het tijdstip van binnenkomst vooraf. Artiesten hebben daarnaast een rustige plek nodig met kleedkamerstoelen en tijd om instrumenten klaar te zetten.
Begin op de concertdag met ruimte, toiletten en techniek voordat je het buffet opbouwt. Koffie en thee, water en gekoelde producten kunnen pas klaarstaan nadat duidelijk is dat de locatie en aansluitingen werken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een lunchconcert organiseren?: Leg datum, locatie en artiesten bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor het concert, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Hoe lang duurt de opbouw van een lunchconcert?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, podiumruimte, geluidsinstallatie, buffet en koffie en thee. Reserveer daarbinnen minstens 45 minuten voor aansluiten en de geluidscheck.
Wanneer moet ik de catering voor een lunchconcert regelen?: Reserveer catering en boodschappen zodra de locatie en het programma vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Bevestig het definitieve aantal lunchporties en dieetwensen 3 tot 5 dagen voor het concert.
Wat moet ik meenemen voor de techniek van een lunchconcert?: Controleer vooraf luidsprekers, mengpaneel, microfoons, microfoonstandaards en instrumentstandaards. Neem ook voldoende verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape mee en test alles uiterlijk 45 minuten voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.