Organiser un concert de déjeuner sans rien oublier
Un concert de déjeuner demande de coordonner un repas, des artistes et une installation technique dans un temps assez court. Cette checklist rassemble les étapes à prévoir, des premières réservations jusqu’à l’accueil du public. Le point souvent sous-estimé : le déjeuner doit être prêt avant le début du concert, tandis que les balances et le branchement des instruments occupent encore la salle. Prévois donc un déroulé précis et une personne référente pour chaque partie.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver les artistes
2 personnes
Définir le programme et les horaires
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering et les courses
2 personnes
Coordonner les besoins techniques
2 personnes
Vérifier les instruments de musique
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
Faire les courses
2 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Préparer les ingrédients du déjeuner
3 personnes
Préparer la vaisselle et le matériel
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones et les instruments
3 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Mettre en place le buffet et le buffet de boissons
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Portionner le déjeuner
3 personnes
Accueillir les artistes
Assurer l'accueil du public
2 personnes
Annoncer le programme
Servir le déjeuner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Assurer la restauration de la pause
2 personnes
Gérer les questions et demandes du public
Accompagner les artistes au départ
Suivi
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Contrôler l’équipement et le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 70
- Tablesqté 10
- Tables de buffetqté 3
- Chaises des vestiairesqté 6
Vaisselle
- Assiettesqté 80
- Bolsqté 70
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 100
- Couteauxqté 80
- Fourchettesqté 80
- Cuillèresqté 80
- Louchesqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 8
- Glacièresqté 4
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Pieds de microqté 4
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Ruban gafferqté 3
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
Décoration
- Nappesqté 10
- Cartes de menuqté 70
- Brochures du programmeqté 80
- Badges nominatifsqté 10
Catering
- Courses
- Filtres à caféqté 100
- Étiquettes pour les régimes alimentairesqté 30
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Brosses de toilettesqté 3
Conseils
- Bloque la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance : il faut encore réserver les artistes, le catering et le matériel de sonorisation.
- Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant le concert. Prévois quelques portions supplémentaires, notamment pour les régimes signalés tardivement.
- Planifie l’installation technique avant le buffet : compte environ 60 à 90 minutes pour placer les enceintes, brancher les microphones et les instruments, puis effectuer la balance.
- Prépare le café, le thé, l’eau et les portions du déjeuner avant l’arrivée du public. Les carafes, thermos, verres et ustensiles doivent être installés sur le buffet, mais les produits réfrigérés restent au froid jusqu’au dernier moment.
- Réserve un créneau d’accueil des artistes d’au moins 30 minutes avant le programme. Vérifie avec eux l’accès, les instruments, les prises électriques et l’espace libre autour de la scène.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert de déjeuner ?
- Prévois idéalement 6 à 8 semaines pour fixer la date, réserver les artistes et le catering, puis coordonner la technique. Une version plus petite reste possible en 3 à 4 semaines si le lieu et les artistes sont déjà disponibles.
- Quand envoyer les invitations pour un concert de déjeuner ?
- Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date, avec une date limite d’inscription située environ 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de confirmer le nombre de repas et les besoins alimentaires.
- Quand faire la balance avant un concert de déjeuner ?
- Prévois la balance 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public, une fois les enceintes, microphones et instruments branchés. Garde ensuite au moins 30 minutes pour corriger un câble, un pied de micro ou un réglage sonore.
- Combien de temps avant le concert faut-il préparer le buffet ?
- Installe les tables, la vaisselle et les boissons environ 45 à 60 minutes avant le début. Prépare les portions et les boissons chaudes juste avant le service, tandis que les aliments réfrigérés restent au froid jusqu’à environ 15 minutes avant l’ouverture du buffet.
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