Zo organiseer je een lunchbijeenkomst

Begin een lunchbijeenkomst niet met boodschappen doen, maar met het aantal gasten en hun dieetwensen. Daarna bepaal je het menu, de porties en de tafelschikking, zodat je weet hoeveel servies, stoelen en buffetruimte nodig zijn. Plan versproducten en warme onderdelen zo dat ze pas vlak voor de lunch worden klaargemaakt. Op de dag zelf richt je eerst de ruimte in, daarna het buffet en pas dan ontvang je de gasten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Definitieve gastenlijst maken
5
Tafelschikking maken
6
Menu en porties bepalen
2 personen
7
Boodschappenlijst controleren
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Versproducten ophalen
10
Locatie openen
11
Ruimte ventileren
12
Tafels opstellen
3 personen
13
Stoelen plaatsen
2 personen
14
Tafels dekken
3 personen
15
Buffet klaarzetten
3 personen
16
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
17
Brood snijden
2 personen
18
Beleg en salades voorbereiden
3 personen
19
Soep opwarmen
20
Dessert portioneren
2 personen
21
Dieetopties apart markeren
22
Buffet en ruimte controleren
2 personen

Event

23
Gasten ontvangen
2 personen
24
Lunchbuffet openen
25
Lunch serveren
3 personen
26
Dranken bijvullen
2 personen
27
Buffet aanvullen
2 personen
28
Dieetvragen beantwoorden
29
Dessert en koffie serveren
2 personen
30
Afval tussentijds verwijderen
31
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

32
Eten en drank opruimen
3 personen
33
Tafels en stoelen afruimen
3 personen
34
Servies afwassen
3 personen
35
Keuken schoonmaken
2 personen
36
Ruimte schoonmaken
3 personen
37
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
38
Materialen terugzetten
2 personen
39
Voorraad controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 44
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Soepkommenaantal 50
Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Lepelsaantal 50
Theelepelsaantal 50

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Soepkommenaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Sponzenaantal 6
Theedoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor de lunch en markeer de aparte opties duidelijk op het buffet. Zo voorkom je dat je op de dag zelf nog porties moet aanpassen.
Maak de definitieve gastenlijst twee tot drie dagen vooraf. Gebruik die lijst voor de tafelschikking en controleer meteen of je per gast een dinerbord, glas, kopje, mes, vork en lepel hebt.
Plan de boodschappen in twee rondes: houdbare producten eerder en versproducten op de dag zelf of maximaal één dag vooraf. Bewaar gekoelde ingrediënten in koelboxen tot je ze verwerkt.
Zet tafels, stoelen en buffet minstens 60 minuten voor aanvang klaar. Reserveer een aparte plek voor koffie en thee, zodat de rij bij soep, brood en beleg niet vastloopt.
Bereid brood, beleg, salades en dessert vooraf, maar warm de soep pas kort voor het openen van het buffet op. Controleer vlak voor ontvangst de temperatuur, dieetmarkeringen, serviesvoorraad en afvalbakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lunchbijeenkomst organiseren?: Begin ongeveer drie weken vooraf met uitnodigingen en sluit de aanmeldingen uiterlijk zeven dagen voor de lunch. Maak twee tot drie dagen vooraf de definitieve gastenlijst, tafelschikking en boodschappenlijst.
Hoeveel eten heb je nodig voor een lunchbijeenkomst?: Reken per volwassene op één royale lunchportie, plus ongeveer 10 procent extra voor onverwachte eters en grotere trek. Stem de verhouding tussen soep, brood, beleg, salade en dessert af op het aantal gasten en de dieetopties.
Wanneer zet je een lunchbuffet klaar?: Zet het buffet 30 tot 45 minuten voor aanvang klaar. Snijd brood, schik beleg en portioneer dessert eerder; warm soep pas in het laatste halfuur op en vul het buffet vlak voor de ontvangst aan.
Hoeveel servies heb je nodig voor een lunchbijeenkomst?: Voorzie per gast minimaal één dinerbord, soepkom, dessertbord, glas, koffiekopje, mes, vork, lepel en theelepel. Leg daarnaast voor ongeveer 10 procent van het gastenaantal extra servies en bestek klaar voor vervanging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.