Organiser un déjeuner de réunion, étape par étape

Un déjeuner de réunion se prépare d’abord sur le papier, puis dans la salle. Commencez par confirmer les participants et leurs besoins alimentaires avant de fixer les portions, le menu et le plan de table. Le jour même, prévoyez le temps d’aérer, d’installer les tables et de préparer le buffet avant l’arrivée des invités. Les oublis les plus fréquents concernent le café, les options alimentaires séparées et le maintien des plats chauds.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Établir la liste définitive des invités
5
Établir le plan de table
6
Définir le menu et les portions
2 personnes
7
Vérifier la liste des courses
8
Faire les courses
2 personnes
9
Récupérer les produits frais
10
Ouvrir le lieu
11
Aérer la salle
12
Installer les tables
3 personnes
13
Installer les chaises
2 personnes
14
Dresser les tables
3 personnes
15
Mettre le buffet en place
3 personnes
16
Préparer le café et le thé
2 personnes
17
Couper le pain
2 personnes
18
Préparer les garnitures et les salades
3 personnes
19
Réchauffer la soupe
20
Portionner le dessert
2 personnes
21
Marquer séparément les options diététiques
22
Vérifier le buffet et la salle
2 personnes

Événement

23
Accueillir les invités
2 personnes
24
Ouvrir le buffet de déjeuner
25
Servir le déjeuner
3 personnes
26
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
27
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
28
Répondre aux questions diététiques
29
Servir le dessert et le café
2 personnes
30
Évacuer les déchets au fur et à mesure
31
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

32
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
33
Débarrasser les tables et les chaises
3 personnes
34
Faire la vaisselle
3 personnes
35
Nettoyer la cuisine
2 personnes
36
Nettoyer l’espace
3 personnes
37
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
38
Remettre le matériel en place
2 personnes
39
Vérifier les stocks

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 44
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Bol à soupeqté 50
Verresqté 60
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 50
Fourchettesqté 50
Cuillèresqté 50
Cuillères à caféqté 50

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Bol à soupeqté 2
Thermosqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Cartes de menuqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Raclettes de solqté 2
Épongesqté 6
Torchonsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant le déjeuner. Vous aurez ainsi le temps de relancer les absents et de recueillir les allergies ou régimes particuliers.
Calculez les portions à partir de la liste définitive des invités, puis ajoutez une petite marge pour le pain, la salade et le dessert. Ne commandez pas les produits frais avant d’avoir arrêté ce nombre.
Prévoyez l’ouverture du lieu 2 heures avant l’accueil. Comptez ce temps pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, dresser les couverts et mettre le buffet en place.
Séparez clairement les préparations adaptées aux régimes alimentaires et indiquez-les sur une carte. Cette vérification doit être faite avant l’arrivée des participants, pas au moment où le buffet s’ouvre.
Préparez le café et le thé pendant que la soupe réchauffe et que le pain est coupé. Gardez les boissons chaudes dans des thermos et vérifiez les tasses, les cuillères à café et les gobelets avant le service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un déjeuner de réunion ?: Prévoyez au moins 5 jours pour les invitations, les inscriptions et le recueil des besoins alimentaires. Réservez les dernières heures avant le déjeuner à la liste définitive, aux achats frais et à l’installation.
Quelle quantité prévoir par personne pour un déjeuner de réunion ?: Basez le menu sur le nombre définitif d’invités et prévoyez une marge pour les accompagnements et le pain. Pour une réunion de 20 personnes, contrôlez notamment que vous avez 20 portions clairement identifiées, plus quelques portions de sécurité selon le menu.
Quand préparer la salle pour un déjeuner de réunion ?: Ouvrez la salle environ 2 heures avant l’accueil. L’aération, l’installation du mobilier, le dressage des tables et la mise en place du buffet prennent plus de temps lorsque les produits frais et le matériel arrivent en même temps.
Comment gérer les allergies pendant un déjeuner de réunion ?: Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription et vérifiez-les avec la liste définitive. Marquez les options séparément avant le début du buffet et prévoyez un service distinct pour éviter les mélanges.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.