Checklist voor een goed georganiseerde lunchbijeenkomst

Een lunchbijeenkomst vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst weet je wie er komt, daarna regel je menu, porties en dieetopties. Plan de tafelschikking en controleer servies, buffetmateriaal en koffievoorziening voordat je boodschappen doet. Op de dag zelf richt je de ruimte ruim op tijd in, zodat soep, brood, beleg en dessert niet tegelijk hoeven te gebeuren. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot het openen van het lunchbuffet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Tafelschikking maken
Menu en porties bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Versproducten ophalen
Locatie openen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafels dekken
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Brood snijden
2 personen
Beleg en salades voorbereiden
3 personen
Soep opwarmen
Dessert portioneren
2 personen
Dieetopties apart markeren
Buffet en ruimte controleren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Lunchbuffet openen
Lunch serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dieetvragen beantwoorden
Dessert en koffie serveren
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drank opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
Materialen terugzetten
2 personen
Voorraad controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 44
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Soepkommenaantal 50
Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Lepelsaantal 50
Theelepelsaantal 50

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Soepkommenaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Menukaartenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Sponzenaantal 6
Theedoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en zet ze daarna apart op de definitieve gastenlijst. Markeer de bijbehorende gerechten ook zichtbaar op het buffet, zodat gasten niet hoeven te raden.
Bepaal porties pas nadat de gastenlijst definitief is. Tel naast het eten ook borden, kommen, glazen, kopjes en bestek per gast en leg enkele extra exemplaren klaar.
Haal versproducten zo laat mogelijk op, bij voorkeur op de dag zelf. Gebruik koelboxen voor producten die niet direct gekoeld kunnen worden en warmhoudbakken voor soep of andere warme onderdelen.
Zet buffet- en eettafels zo neer dat gasten aan één kant kunnen opscheppen zonder de doorgang naar stoelen of kapstokken te blokkeren. Plaats opscheplepels en serveertangen bij het juiste gerecht.
Begin minstens 60 minuten voor ontvangst met ventileren, tafels dekken en koffie en thee voorbereiden. Controleer daarna het buffet, de dieetmarkeringen, afvalbakken en de schoonmaakspullen voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb ik nodig om een lunchbijeenkomst voor te bereiden?: Plan minstens 60 minuten op de dag zelf voor het openen en ventileren van de ruimte, het plaatsen van tafels en stoelen, het dekken en het klaarzetten van het buffet. Reken extra tijd als soep, brood, beleg en dessert nog ter plekke moeten worden voorbereid.
Wanneer moet ik de dieetwensen voor een lunchbijeenkomst verzamelen?: Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding en verwerk ze vóór je de definitieve gastenlijst, het menu en de porties vastlegt. Controleer de lijst nog één keer zodra de aanmeldingen sluiten, zodat je geen aparte optie mist.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een lunchbijeenkomst?: Voorzie per gast minimaal één dinerbord, één glas, één set mes en vork en, afhankelijk van het menu, één soepkom en één dessertbord. Leg daarnaast enkele extra stuks klaar en controleer ook voldoende koffiekopjes, lepels en opschepmateriaal.
Wanneer zet ik het lunchbuffet klaar?: Zet het buffet ongeveer 30 minuten vóór ontvangst klaar, nadat de tafels zijn opgesteld en de ruimte is gecontroleerd. Bereid warme onderdelen zo laat mogelijk en vul brood, beleg, salades en dessert pas aan wanneer de presentatie en temperatuur kloppen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.