Checklist pour organiser un déjeuner de réunion

Un déjeuner de réunion demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, le menu et l’installation de la salle. Commencez par confirmer les participants et leurs besoins alimentaires, puis ajustez les portions avant de faire les courses. Le jour J, prévoyez du temps pour aérer la salle, dresser les tables, préparer le buffet et mettre le café en route. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs, de l’invitation au service du déjeuner.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des invités
Établir le plan de table
Définir le menu et les portions
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
Ouvrir le lieu
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Couper le pain
2 personnes
Préparer les garnitures et les salades
3 personnes
Réchauffer la soupe
Portionner le dessert
2 personnes
Marquer séparément les options diététiques
Vérifier le buffet et la salle
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Ouvrir le buffet de déjeuner
Servir le déjeuner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Répondre aux questions diététiques
Servir le dessert et le café
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le matériel en place
2 personnes
Vérifier les stocks

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 44
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Bol à soupeqté 50
Verresqté 60
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 50
Fourchettesqté 50
Cuillèresqté 50
Cuillères à caféqté 50

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Bol à soupeqté 2
Thermosqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Cartes de menuqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Raclettes de solqté 2
Épongesqté 6
Torchonsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date limite d’inscription au moins 7 jours avant le déjeuner. Vous aurez ainsi le temps de finaliser la liste des invités, le plan de table et les besoins alimentaires.
Calculez les portions après la clôture des inscriptions, pas au moment de choisir le menu. Prévoyez aussi une quantité distincte pour les options végétariennes, les allergies ou les régimes signalés.
Récupérez les produits frais le jour même ou la veille, selon leur conservation. Le pain, les garnitures, les salades et les desserts doivent être planifiés séparément pour éviter une préparation précipitée.
Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Il faut encore aérer la salle, placer tables et chaises, dresser les couverts et organiser le buffet.
Mettez le café et le thé en préparation avant l’ouverture du buffet, puis vérifiez la salle une dernière fois. Les options diététiques doivent être clairement séparées et identifiées avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un déjeuner de réunion ?: Commencez les invitations au moins 10 à 14 jours à l’avance et clôturez les inscriptions environ 7 jours avant. Gardez ensuite une demi-journée pour confirmer le menu, les quantités et le plan de table.
Quand demander les besoins alimentaires des participants ?: Demandez-les dès l’envoi des invitations, avec une date limite fixée 7 jours avant le déjeuner. Vérifiez les réponses avant d’établir la liste définitive des invités et de calculer les portions.
Combien de temps faut-il pour installer une salle de déjeuner ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée des participants pour une salle déjà équipée. Comptez davantage si les tables, les chaises, le buffet et la vaisselle doivent être installés sur place.
Quand préparer le buffet d’un déjeuner de réunion ?: Installez les tables du buffet et la vaisselle environ 60 à 90 minutes avant le service. Préparez ensuite le café, le thé, les salades et les garnitures, puis réchauffez la soupe et portionnez le dessert peu avant l’ouverture.

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