Checklist voor een goed georganiseerde loopvierdaagse
Een loopvierdaagse vraagt meer voorbereiding dan alleen vier routes uitzetten. Je regelt vergunningen, verkeersmaatregelen, start- en finishlocatie, vrijwilligers, inschrijvingen en voorzieningen langs de route. Begin met datum, routes en locatie en werk daarna toe naar communicatie, materiaal en de uitvoering. Deze checklist helpt je om aanvragen op tijd te doen en voorkomt dat routeborden, medailles, EHBO of deelnemersinformatie pas op het laatste moment geregeld zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en routes vastleggen
3 personen
Vergunning aanvragen
Verzekering afsluiten
Routekaarten uitwerken
2 personen
Routecontrole uitvoeren
3 personen
Oversteekpunten bepalen
3 personen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlocatie reserveren
Toiletvoorzieningen reserveren
Afvalinzameling regelen
EHBO-materiaal bestellen
Startnummers ontwerpen
Routeborden ontwerpen
Startnummers laten drukken
Medaillevoorraad controleren
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Weersverwachting controleren
Materialen verzamelen
4 personen
Boodschappen doen
3 personen
Routeborden sorteren
3 personen
Startnummers klaarleggen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
EHBO-materiaal controleren
2 personen
Event
Startterrein opbouwen
6 personen
Informatiebalie inrichten
3 personen
Routeborden plaatsen
6 personen
Waterposten inrichten
4 personen
Verkeersposten bemannen
8 personen
Deelnemers registreren
5 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Startbriefing geven
2 personen
Deelnemers starten
6 personen
Waterpost bevoorraden
3 personen
Finish registreren
4 personen
Medaille uitreiken
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Dagroute controleren
3 personen
Terrein gedeeltelijk opruimen
5 personen
Start- en finishbalie opbouwen
5 personen
Dagroute markeren
6 personen
Waterposten aanvullen
4 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Deelnemers starten
5 personen
Finish registreren
4 personen
Medaille uitreiken
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Routeborden verwijderen
5 personen
Start- en finishbalie opbouwen
5 personen
Dagroute markeren
6 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Waterposten bemannen
4 personen
Deelnemers starten
5 personen
Finish registreren
4 personen
Medaille uitreiken
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Routeborden verwijderen
5 personen
Finale route markeren
6 personen
Startterrein opnieuw opbouwen
6 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Laatste startbriefing geven
2 personen
Deelnemers starten
5 personen
Waterposten bemannen
4 personen
Finish registreren
5 personen
Finishmedailles uitreiken
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen
Nazorg
Alle routeborden verwijderen
6 personen
Startterrein afbreken
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Deelnemersresultaten verwerken
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Inklaptafelsaantal 10
- Stoelenaantal 30
- Afzethekkenaantal 20
- Kleedtafelsaantal 4
Sportmateriaal
- Routebordenaantal 80
- Pijlbordenaantal 60
- Startnummersaantal 500
- Startnummerbandenaantal 500
- Finishmedaillesaantal 450
- Linten voor medaillesaantal 450
- Markeerstiftenaantal 12
- Pionnenaantal 30
- Reflecterende hesjesaantal 25
- Handtellersaantal 6
- Stopwatchesaantal 6
- Klembordenaantal 8
- Routekaarthoudersaantal 12
- Paraplu'saantal 8
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Mobiele telefoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 8
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Megafoonaantal 2
- Portofoonsaantal 12
- Mobiele pinapparatenaantal 2
- Koelboxenaantal 8
- Watertanksaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 500
- Herbruikbare bordenaantal 150
- Herbruikbaar bestekaantal 150
Keuken
- Waterkannenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
- Schenkbekersaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Opslagbakkenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, routes en startlocatie eerst vast. Controleer daarna de routes fysiek en bepaal per oversteekpunt welke verkeersmaatregelen en begeleiding nodig zijn.
- Vraag vergunning, verzekering en verkeersmaatregelen ruim vóór de inschrijving aan. Houd voor vergunningen minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding aan, omdat aanvullende eisen of routewijzigingen tijd kosten.
- Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 2 weken vooraf. Plan niet alleen routebegeleiders, maar ook mensen voor start, finish, registratie, EHBO, waterpunten en het plaatsen en ophalen van routeborden.
- Verstuur deelnemersinformatie minstens 7 dagen voor de start. Vermeld per wandeldag starttijd, routeafstand, vertrekplek, bereikbaarheid, wat deelnemers zelf meenemen en hoe wijzigingen door het weer worden doorgegeven.
- Doe 1 week vooraf een volledige materiaalcontrole. Tel startnummers, startnummerbanden, medailles, hesjes, portofoons, pionnen en routeborden en test tablets, pinapparaten, megafoon, powerbanks en verlengsnoeren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een loopvierdaagse organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, routes, startlocatie en vergunningen. Rond 8 tot 12 weken voor de start regel je inschrijving, vrijwilligerswerving en verkeersmaatregelen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een loopvierdaagse?
- Reken naast de organisatie op minimaal 1 vrijwilliger per bemand oversteekpunt en per controle- of waterpost. Plan daarnaast een reserve van ongeveer 10 tot 15 procent, zodat ziekte of uitval op een wandeldag kan worden opgevangen.
- Wanneer moet ik de deelnemersinformatie voor een loopvierdaagse versturen?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de eerste wandeldag. Stuur op de dag ervoor alleen nog een korte update bij gewijzigde starttijden, routeaanpassingen of slecht weer.
- Wanneer moet ik de materialen voor een loopvierdaagse controleren?
- Doe een volledige telling en technische test 7 dagen vooraf en leg de materialen uiterlijk de dag vóór de start klaar. Controleer op de ochtend zelf nog de routeborden, portofoons, pinapparaten, startnummers en medailles.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!