Organiser une marche de quatre jours, étape par étape

Une marche de quatre jours demande une préparation suivie, car le parcours, les participants et la logistique évoluent sur plusieurs journées. Commence par fixer la date et les itinéraires, puis règle les autorisations, l’assurance et les mesures de circulation. Les inscriptions, les bénévoles, les points de ravitaillement et les sanitaires doivent être coordonnés avant la communication aux participants. Cette checklist rassemble 88 tâches et 47 fournitures pour avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui posent problème au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les itinéraires
3 personnes
Demander une autorisation
Souscrire une assurance
Finaliser les cartes de parcours
2 personnes
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
Définir les points de traversée
3 personnes
Demander des mesures de circulation
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu de départ
Réserver les sanitaires
Organiser l’enlèvement des déchets
Commander du matériel de premiers secours
Concevoir les dossards
Concevoir les panneaux d’orientation
Faire imprimer les dossards
Vérifier le stock de médailles
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Rassembler le matériel
4 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les panneaux d’itinéraire
3 personnes
Préparer les dossards
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes

Événement

Monter l’aire de départ
6 personnes
Installer le comptoir d'information
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
Installer des points d’eau
4 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Enregistrer les participants
5 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Lancer les participants
6 personnes
Approvisionner le point d’eau
3 personnes
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
Remettre la médaille
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Informer les participants
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Vérifier l’itinéraire de la journée
3 personnes
Ranger partiellement le site
5 personnes
Installer le comptoir de départ et d’arrivée
5 personnes
Baliser l’itinéraire de la journée
6 personnes
Réapprovisionner les points d'eau
4 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Lancer les participants
5 personnes
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
Remettre la médaille
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
Installer le comptoir de départ et d’arrivée
5 personnes
Baliser l’itinéraire de la journée
6 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Tenir les postes d’eau
4 personnes
Lancer les participants
5 personnes
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
Remettre la médaille
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
Marquer l’itinéraire final
6 personnes
Reconstruire la zone de départ
6 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Donner le briefing final de départ
2 personnes
Lancer les participants
5 personnes
Tenir les postes d’eau
4 personnes
Enregistrer l'arrivée
5 personnes
Remettre les médailles d’arrivée
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes

Suivi

Retirer tous les panneaux d’itinéraire
6 personnes
Démanteler la zone de départ
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Traiter les résultats des participants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 30
Barrières de sécuritéqté 20
Tables de maquillageqté 4

Matériel de sport

Panneaux de directionqté 80
Panneaux indicateursqté 60
Numéros de départqté 500
Bracelets de dossardqté 500
Médailles de finisherqté 450
Rubans pour médaillesqté 450
Marqueursqté 12
Cônesqté 30
Gilets réfléchissantsqté 25
Compteurs manuelsqté 6
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 8
Supports de cartes de parcoursqté 12
Parapluiesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 4
Téléphones portablesqté 8
Batteries externesqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphoneqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Glacièresqté 8
Réservoirs d’eauqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150

Cuisine

Carafes d’eauqté 12
Thermosqté 6
Gobelets de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Bacs de rangementqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Finalise les itinéraires assez tôt pour pouvoir contrôler chaque tronçon, repérer les traversées et faire imprimer les panneaux de direction et les numéros de départ sans urgence.
Prévois la répartition des bénévoles pour les quatre jours, avec des consignes écrites et des moyens de communication. Les gilets réfléchissants, talkies-walkies et mégaphones doivent être rassemblés avant le départ.
Traite les inscriptions en notant les besoins alimentaires et les informations utiles des participants. Envoie les consignes pratiques plusieurs jours avant la marche, plutôt que la veille.
Vérifie séparément la logistique du départ, des sanitaires et des déchets. Les tentes, tables, chaises, barrières et réservoirs d’eau sont souvent réservés trop tard pour les quatre journées.
Consulte les prévisions météo avant chaque journée et adapte le matériel à emporter. Charge les téléphones, tablettes, ordinateurs portables et batteries externes, puis rassemble les cartes, chronomètres et compteurs manuels.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une marche de quatre jours ?: Commence au moins 6 mois avant la date prévue pour fixer les itinéraires, demander les autorisations et souscrire l’assurance. Garde les dernières semaines pour les inscriptions, les bénévoles, l’impression et le contrôle final du parcours.
Combien de bénévoles faut-il pour une marche de quatre jours ?: Le nombre dépend du nombre de participants, des traversées et des postes à tenir, mais établis une répartition distincte pour chacune des 4 journées. Prévois aussi une petite réserve pour remplacer les absences et les personnes affectées aux urgences.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations pratiques au moins 7 jours avant le départ, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indique les horaires, les itinéraires, les points de traversée, le lieu de départ et les éventuelles consignes météo.
Que faut-il vérifier la veille d’une marche de quatre jours ?: Contrôle les prévisions météo, les cartes de parcours, les panneaux, les dossards, les médailles et le matériel de premiers secours. Vérifie aussi les réservations, les batteries, les terminaux de paiement et la présence des responsables pour les 4 journées.

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