Checklist voor een longboardwedstrijd organiseren

Een longboardwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en startnummer. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering en medische ondersteuning. Daarna volgen het wedstrijdreglement, de inschrijving, startgroepen en de taakverdeling voor vrijwilligers. Deze checklist helpt je om 69 taken en 58 benodigdheden op tijd te organiseren, van starthekken en beschermers tot portofoons, koeling en deelnemersinformatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdparcours vastleggen
2 personen
Benodigde vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Verkeersmaatregelen reserveren
Toiletvoorzieningen reserveren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Inschrijfformulier publiceren
Sponsoren benaderen
2 personen
Juryleden vastleggen
Medische ondersteuning vastleggen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Parcourskaart afdrukken
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Route opnieuw inspecteren
3 personen
Weersscenario bevestigen
2 personen
Startpakket klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Parcours afzetten
6 personen
Start- en finishzone opbouwen
4 personen
Publiekszone inrichten
3 personen
Inschrijftafel opstellen
2 personen
Cateringtafel opstellen
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Briefing jury en vrijwilligers
8 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Helmen en bescherming controleren
3 personen
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Wedstrijdronde begeleiden
10 personen
Tussentijden registreren
4 personen
Publiek veilig begeleiden
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Snacks en broodjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Parcours tussentijds controleren
3 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finale begeleiden
10 personen
Eindtijden controleren
4 personen
Uitslag verwerken
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Muziek verzorgen
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Parcoursafzetting verwijderen
6 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wedstrijdresultaten publiceren
Gevonden voorwerpen verwerken
Facturen en bonnetjes verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8

Sportmateriaal

Longboardsaantal 6
Starthekkenaantal 2
Finishdoek
Stopwatchesaantal 6
Meetlintenaantal 2
Helmenaantal 10
Kniebeschermersaantal 10
Elleboogbeschermersaantal 10
Polsbeschermersaantal 10
Afzethekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 40
Pionnenaantal 30
Markeertapeaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Startnummersaantal 120
Polsbandjesaantal 150
Juryformulierenaantal 150
Prijzenaantal 12
Medaillesaantal 30
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 8
Laptopsaantal 2
Printers

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Podiumbordenaantal 3
Sponsorbannersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours vroeg vast en werk de route uit op een parcourskaart. Controleer daarna of verkeersmaatregelen, starthekken en de finish veilig op elkaar aansluiten.
Vraag vergunningen en controleer de verzekering voordat je uitnodigingen verstuurt. Regel verkeersmaatregelen en toiletvoorzieningen niet pas in de laatste week.
Plan de inschrijving met vaste sluitingsdata. Verzamel dieetwensen, verwerk aanmeldingen en deel deelnemers daarna in startgroepen in, zodat startnummers en informatie kloppen.
Maak per onderdeel een vrijwilligersteam: registratie, parcours, start, finish en catering. Geef teams portofoons en stuur deelnemersinformatie vooraf, zodat op de wedstrijddag niet iedereen dezelfde vragen hoeft te beantwoorden.
Doe de laatste materiaalcontrole uiterlijk één dag vooraf. Test laptops, printers, geluidsinstallatie, microfoons en verlengkabels; zet dranken koud en laad powerbanks op voordat de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een longboardwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het parcours, vergunningen, verzekering en verkeersmaatregelen. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemersinformatie, startgroepen, vrijwilligers en de materiaalcontrole.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid van een longboardwedstrijd?: Maak een veiligheidsplan, leg het parcours vast en regel medische ondersteuning en verkeersmaatregelen. Controleer daarnaast helmen, knie-, elleboog- en polsbeschermers en wijs per parcoursdeel een verantwoordelijke vrijwilliger aan.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een longboardwedstrijd?: Reken op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor aanmelding en start, meerdere parcoursmedewerkers en 2 mensen voor de finish en tijdregistratie. Het exacte aantal hangt af van de lengte van het parcours en het aantal startgroepen.
Wanneer verstuur ik de deelnemersinformatie?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin het programma, de startgroep, het startnummer, de parcourskaart, veiligheidsregels, bereikbaarheid en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.