Organiser une compétition de longboard sans rien oublier

Une compétition de longboard se prépare bien avant l’arrivée des participants : le parcours, les autorisations et l’assurance doivent être validés en premier. Ensuite viennent les inscriptions, le règlement, la sécurité et la répartition des bénévoles. Cette checklist t’aide à suivre les étapes dans le bon ordre, jusqu’aux dossards, au chronométrage et aux boissons fraîches le jour J. Elle tient aussi compte des oublis fréquents, comme les sanitaires, les talkies-walkies ou les équipements de protection.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir le parcours de la compétition
2 personnes
Demander les autorisations nécessaires
Vérifier l’assurance
Réserver des mesures de circulation
Réserver les sanitaires
Établir le règlement du concours
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Envoyer les invitations
Publier le formulaire d'inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Définir les membres du jury
Prévoir l’assistance médicale
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Imprimer la carte du parcours
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Réinspecter l'itinéraire
3 personnes
Confirmer le scénario météo
2 personnes
Préparer le kit de départ
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage du parcours
6 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Aménager la zone du public
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table de restauration
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Briefing du jury et des bénévoles
8 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les casques et les protections
3 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Animer le tour de compétition
10 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
4 personnes
Accompagner le public en toute sécurité
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir les snacks et les sandwichs
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Contrôler le parcours en cours de route
3 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Encadrer la finale
10 personnes
Vérifier les heures de fin
4 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Fournir la musique
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Retirer le balisage du parcours
6 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats du match
Traiter les objets trouvés
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Tabourets de barqté 8

Matériel de sport

Longboardsqté 6
Portiques de départqté 2
Tissu d’arrivée
Chronomètresqté 6
Mètres rubansqté 2
Casquesqté 10
Genouillèresqté 10
Coudièresqté 10
Protèges-poignetsqté 10
Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 40
Cônesqté 30
Ruban de marquageqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de départqté 120
Braceletsqté 150
Fiches de juryqté 150
Prixqté 12
Médaillesqté 30
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux de scèneqté 3
Bannières sponsorsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commence par réserver le lieu et définir le parcours, puis demande les autorisations nécessaires : prévois au moins 8 à 12 semaines pour les démarches et la circulation.
Publie le formulaire d’inscription dès que le règlement est prêt. Fixe une date limite 7 jours avant la compétition pour répartir les groupes et recueillir les besoins alimentaires.
Prépare un plan de sécurité écrit avec les points d’accès, les zones spectateurs et l’assistance médicale. Vérifie que l’assurance couvre bien la pratique du longboard et l’événement public.
Donne à chaque bénévole une mission précise et un moyen de communication. Pour un parcours réparti sur plusieurs points, prévois au moins 1 talkie-walkie par poste clé, plus 2 appareils de réserve.
Rassemble le matériel la veille et teste les chronomètres, la sonorisation, les microphones et les rallonges. Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant le début et garde les casques et protections accessibles au départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de longboard ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, d’obtenir les autorisations, de vérifier l’assurance, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une compétition de longboard ?: Ferme-les environ 7 jours avant l’événement. Tu peux ainsi préparer les dossards, répartir les groupes de départ, vérifier les besoins alimentaires et envoyer les dernières informations aux participants.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une compétition de longboard ?: Prévois au minimum 1 bénévole par poste de contrôle ou de sécurité, puis ajoute 2 à 4 personnes pour l’accueil, les inscriptions et la zone d’arrivée. Le nombre exact dépend de la longueur du parcours et du nombre de groupes.
Que faut-il vérifier la veille d’une compétition de longboard ?: Contrôle la météo, le parcours, les barrières, les chronomètres, la sonorisation et les équipements de protection. Rassemble aussi les dossards, la carte du parcours, les talkies-walkies et les boissons au frais avant la fin de la journée.

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