Checklist voor een literaire avond organiseren

Een literaire avond staat of valt met een strak programma, verstaanbare voordrachten en een ontvangst die niet uitloopt. Reserveer de locatie en leg auteurs en voordragers vroeg vast; daarna werk je toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste week controleer je auteursinformatie, dieetwensen, boekentafel en techniek. Op de dag zelf richt je de spreekplek in, test je microfoons en luidsprekers en zet je koffie, water en hapjes klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Auteurs en voordragers vastleggen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Auteursinformatie verzamelen
Boekentafel voorbereiden
Techniek testen
2 personen
Catering bestellen
Definitieve gastenlijst maken
Programma afdrukken
Naambadges maken
Boodschappen doen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Spreekplek inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Boekentafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Registratietafel klaarzetten

Event

Auteurs ontvangen
2 personen
Gasten registreren
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Programma aankondigen
Eerste voordrachten begeleiden
2 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Boekentafel aanvullen
Tweede voordrachten begeleiden
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
2 personen
Open podium begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
Auteurs bedanken
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur opladen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Barkrukkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Dessertbordjesaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Dinervorkenaantal 60
Dinerbordenaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Presentatieklikker

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Keukenmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Boekstandaardsaantal 6
Krijtbordenaantal 3
Krijtstiftenaantal 6
Vaasjesaantal 8

Verlichting

Tafellampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Overig

Naamkaartjesaantal 70
Badgehoudersaantal 60
Programmaflyersaantal 70
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 20
Gastenboek
Kassadoos
Betaalterminal

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Blik en veger

Catering

Boodschappen

Tips

Leg auteurs en voordragers minimaal 6 weken vooraf vast. Vraag meteen een korte auteursbio, de juiste schrijfwijze van hun naam en informatie over de voordracht op.
Plan het programma in blokken van 20 tot 30 minuten en houd per overgang 5 minuten vrij. Zo blijft er ruimte voor applaus, vragen en het wisselen van voordragers.
Test de geluidsinstallatie minstens 60 minuten voor aanvang met dezelfde draadloze microfoons die tijdens de avond worden gebruikt. Controleer ook mengpaneel, luidsprekers, microfoonstandaard, verlengkabels en stekkerdozen.
Maak de definitieve gastenlijst 2 dagen vooraf en tel daarna servies en zitplaatsen. Reken per gast op een waterglas, plus extra kopjes en glazen voor minstens 10 procent van de gasten.
Richt de boekentafel vóór het openen van de zaal in en leg programma’s en naambadges bij de ingang klaar. Koel dranken uiterlijk 2 uur vooraf en zet koffie, thee en hapjes pas klaar wanneer de ontvangst bijna begint.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een literaire avond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd om de locatie, auteurs en voordragers vast te leggen, het programma te maken en uitnodigingen te versturen. Plan de laatste techniek- en cateringcontrole 2 dagen voor de avond.
Hoe lang duurt een literaire avond?: Reken voor het programma op ongeveer 2 uur, met een pauze van 15 tot 20 minuten. Houd daarnaast 30 minuten vrij voor ontvangst en minstens 30 minuten voor napraten, boeken bekijken en opruimen.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een literaire avond?: Voor één spreker tegelijk volstaat meestal 1 microfoon; bij een gesprek met twee auteurs heb je 2 draadloze microfoons nodig. Test alle microfoons 60 minuten voor aanvang en houd een microfoonstandaard beschikbaar.
Wanneer moet ik de catering voor een literaire avond bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 7 dagen vooraf en verzamel dieetwensen vóór je definitieve bestelling. Controleer de aantallen 2 dagen vooraf, zodat je voldoende koffie, thee, water, glazen, bordjes en hapjes hebt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.