Literarischer Abend organisieren: die praktische Checkliste
Ein literarischer Abend braucht mehr Vorbereitung als nur Autoren, Texte und einen Raum. Du musst Programm, Einladungen, Anmeldungen, Technik, Bewirtung und den Büchertisch aufeinander abstimmen. Plane feste Zeitpunkte für die Rückmeldungen, den Techniktest und den Aufbau ein, damit am Veranstaltungstag nichts zwischen Tür und Angel passiert. Die Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum geöffneten Saal durch die nötigen Schritte.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Autoren und Vortragende festlegen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Autoreninformationen sammeln
Büchertisch vorbereiten
Technik testen
2 Personen
Catering bestellen
Endgültige Gästeliste erstellen
Programm drucken
Namensschilder erstellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Saal öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Sprecherbereich einrichten
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Büchertisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Registrierungstisch aufbauen
Event
Autoren empfangen
2 Personen
Gäste registrieren
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Programm ankündigen
Erste Vorträge begleiten
2 Personen
Kaffeepause servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Büchertisch auffüllen
Zweite Vorträge begleiten
2 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
Abendbuffet auffüllen
2 Personen
Open Stage begleiten
2 Personen
Fragerunde moderieren
Autoren bedanken
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Reste sicher verstauen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Tonanlage abbauen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Geräte aufladen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- Rednertisch
- BarhockerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
- EsstischgabelnAnz. 60
- Dinner-TellerAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofonständer
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
- Präsentationsklicker
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BuchständerAnz. 6
- KreidetafelnAnz. 3
- KreidestifteAnz. 6
- VasenAnz. 8
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Sonstiges
- NamensschilderAnz. 70
- BadgehalterAnz. 60
- ProgrammflyerAnz. 70
- StifteAnz. 20
- NotizblöckeAnz. 20
- Gästebuch
- Kassenschachtel
- Kartenterminal
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen
- Kehrblech und Handfeger
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Autoren und Vortragende früh fest und sammle ihre Informationen spätestens vor dem Versand der Einladungen. So stimmen Namen, Kurzbiografien und Programmpunkte überall überein.
- Plane für Anmeldungen einen festen Abschluss ein, etwa 3 bis 5 Tage vor dem Abend. Danach kannst du die endgültige Gästeliste erstellen und Ernährungswünsche an das Catering weitergeben.
- Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Präsentationsklicker nicht erst beim Aufbau. Ein vollständiger Techniktest am Vortag zeigt, ob Kabel, Stromanschlüsse und Ton funktionieren.
- Rechne den Aufbau rückwärts vom Einlass: Für Stühle, Tische, Sprecherbereich, Beleuchtung, Musikanlage und Büchertisch solltest du mindestens 90 Minuten einplanen. Getränke werden gekühlt, bevor die ersten Gäste eintreffen.
- Drucke Programm und Namensschilder erst nach dem Anmeldeschluss. Halte außerdem Wasser am Rednertisch bereit und prüfe, ob Kaffeetassen, Gläser, Teller und Servierbesteck für alle geplanten Gäste vorhanden sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen literarischen Abend planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location, den Autoren und dem Programm. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit genügend Zeit für Rückmeldungen bleibt.
- Wie lange vor einem literarischen Abend muss die Technik getestet werden?
- Führe den vollständigen Test mindestens 24 Stunden vorher durch und prüfe am Veranstaltungstag zusätzlich Mikrofone, Lautsprecher und Präsentation. Plane dafür 30 bis 45 Minuten ein.
- Wann sollte man die Gästeliste für einen literarischen Abend abschließen?
- Schließe die Anmeldungen 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. Dann bleiben noch mindestens 2 Tage, um Catering, Namensschilder, Programm und Sitzordnung anzupassen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen literarischen Abend?
- Rechne bei einem normalen Saal mit mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Sprecherbereich, Beleuchtung, Technik und Büchertisch. Öffne den Saal erst, wenn Ton und Licht geprüft und Getränke gekühlt sind.
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