Checklist voor een goed georganiseerde lintjesregen
Een lintjesregen vraagt meer voorbereiding dan alleen lintjes en oorkonden klaarleggen. Je moet genodigden tijdig uitnodigen, dieetwensen verzamelen, de locatie en catering bevestigen en het ontvangstteam instrueren. Op de dag zelf komen registratie, naamkaartjes, decoratie, geluid en het programma samen. Deze checklist zet de voorbereiding in een praktische volgorde, zodat je niets pas vlak voor de ceremonie ontdekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Genodigdenlijst samenstellen
2 personen
Decorandanten controleren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Reservering locatie bevestigen
Catering bestellen
2 personen
Lintjes en oorkonden controleren
2 personen
Programma en draaiboek printen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Oorkonden en lintjes klaarleggen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
Event
Gasten ontvangen en registreren
4 personen
Programma openen
Decorandanten toespreken
Lintjes uitreiken
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Receptie openen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afval en lege glazen verzamelen
2 personen
Afscheidsgasten begeleiden
2 personen
Nazorg
Catering afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal opruimen
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Receptietafelsaantal 4
- Buffettafelsaantal 6
- Stoelenaantal 120
- Kledingrekkenaantal 2
- Tafelkledenaantal 10
Servies
- Wijnglazenaantal 150
- Waterglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 120
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerplateausaantal 20
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
- Serveertangenaantal 12
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Decoratie
- Gemeentebannersaantal 2
- Bloemstukkenaantal 6
- Ballonnenboekettenaantal 8
- Lintjesaantal 35
- Oorkondenaantal 35
- Naamkaartjesaantal 140
- Tafelnummersaantal 12
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 12
- Ledlichtsnoerenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Handvegersaantal 3
- Dweilenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het moment waarop je de uitnodigingen verstuurt ruim vóór de lintjesregen en zet een sluitingsdatum voor aanmeldingen. Gebruik die datum om dieetwensen te verzamelen en het aantal stoelen, glazen en cateringporties definitief te maken.
- Controleer de lintjes en oorkonden zodra de lijst met decorandanten definitief is. Leg ze daarna per persoon klaar, bij voorkeur met naamkaartje en een tweede controle door iemand die niet de oorspronkelijke lijst heeft gemaakt.
- Test geluid en microfoon vóór de gasten arriveren, inclusief draadloze microfoons, luidsprekers, standaards, verlengkabels en stekkerdozen. Houd het volledige programma bij de hand en print het draaiboek voor de organisatie.
- Richt de registratietafel in bij de entree en brief het ontvangstteam vooraf over namen, aanmeldingen en eventuele bijzonderheden. Zo worden gasten niet doorgestuurd terwijl de ceremonie al begint.
- Koel dranken op tijd en zet koffie, water, glazen, kopjes, borden en bestek klaar vóór het programma opent. Controleer ook of tafels, stoelen, buffetopstelling, versiering en verlichting klaarstaan voordat de eerste gasten binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een lintjesregen versturen?
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vóór de lintjesregen. Geef een uiterste aanmelddatum van ongeveer 1 tot 2 weken vooraf, zodat je catering, stoelen en naamkaartjes nog kunt aanpassen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 3 uur voor openen, schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, decoratie ophangen, de registratietafel inrichten en techniek testen. Plan daarnaast 30 minuten voor de briefing van het ontvangstteam.
- Wanneer moet ik lintjes en oorkonden controleren?
- Controleer aantallen en namen zodra de lijst met decorandanten definitief is, uiterlijk 1 week vóór de lintjesregen. Leg alles per persoon klaar en doe op de dag zelf nog een korte eindcontrole vóór de gasten arriveren.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een lintjesregen?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, naast koffie en water. Tel extra voor een ontvangst vóór de ceremonie en stem het aantal af op de definitieve aanmeldingen en de duur van het programma.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!