Ordensregen organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Schließe die Gästeliste frühzeitig und bearbeite Rückmeldungen fortlaufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Ordensregen, damit das Catering passend bestellt werden kann.
• Bestätige die Reservierung der Location und kläre den Zugang mindestens 7 Tage vorher. Plane genug Zeit für Reinigung, Tisch- und Stuhlaufbau sowie die Einrichtung des Registrierungstisches ein.
• Lege Urkunden, Bänder und Namensschilder nicht erst während des Einlasses bereit. Sortiere sie mindestens am Vortag nach der Reihenfolge des Programms und kontrolliere die Namen zweimal.
• Kühle Getränke mehrere Stunden vor Beginn und stelle Wasser, Gläser und Catering getrennt vom Empfangstisch bereit. So bleibt der Registrierungstisch frei und das Empfangsteam kann Gäste zügig anmelden.
• Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mikrofonständer und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste. Ein kurzer vollständiger Tontest am Veranstaltungstag verhindert Verzögerungen beim Programmstart.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Ordensregen organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und Location. Spätestens 7 Tage vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering und Ablauf feststehen.

Wann müssen die Einladungen zum Ordensregen verschickt werden?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Ordensregen. Setze eine Rückmeldefrist von ungefähr 14 Tagen, damit du Catering, Namensschilder und Sitzordnung rechtzeitig planen kannst.

Was muss am Tag des Ordensregens zuerst erledigt werden?

Öffne die Location zuerst, reinige Saal und Eingang und stelle anschließend Tische und Stühle auf. Danach folgen Registrierungstisch, Dekoration, Techniktest und Catering; plane dafür mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein.

Wann soll man Urkunden und Bänder für den Ordensregen kontrollieren?

Kontrolliere Namen, Anzahl und Reihenfolge mindestens 2 Tage vorher. Lege Urkunden und Bänder am Veranstaltungstag vor dem Einlass am Empfangs- oder Übergabetisch bereit, nicht erst während des Programms.