Checklist voor een lichtspektakel organiseren

Een lichtspektakel vraagt meer voorbereiding dan alleen lichtapparatuur ophangen. Leg eerst datum, programma en locatie vast en controleer daarna vergunningen, stroompunten en veiligheid. Plan een technische test voordat bezoekers komen en regel route-informatie, catering en bewegwijzering op tijd. In de laatste dagen draait het om controleren, opladen, gekoeld opslaan en testen: juist die praktische stappen worden bij een lichtshow vaak te laat gedaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Lichtplan uitwerken
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Lichtapparatuur reserveren
Tafels en stoelen reserveren
Technische test plannen
2 personen
Route en parkeerinformatie maken
Bewegwijzering printen
Programma en plattegrond printen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Lichtapparatuur ophalen
2 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Apparatuur opladen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Cateringtafel opbouwen
2 personen
Lichtinstallaties opstellen
4 personen
Kabels veilig afdekken
3 personen
Lichtdecoratie ophangen
3 personen
Entree en route markeren
2 personen
Veiligheidszones afzetten
3 personen
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Techniek programmeren
3 personen
Lichtshow technisch testen
3 personen
Briefing publieksbegeleiders
4 personen

Event

Entree openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Lichtinstallaties controleren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksroute begeleiden
4 personen
Lichtshow aankondigen
Lichtshow bedienen
3 personen
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste lichtshow aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

Lichtapparatuur uitschakelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie afhalen
3 personen
Kabels en afzettingen verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Lichtapparatuur retourneren
2 personen
Meubilair retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Afval afvoeren
2 personen
Borg en materialen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Partytentenaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schenk kannenaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 12
LED-lichtslingersaantal 10
LED-lantaarnsaantal 20
Lichtstatievenaantal 8
Lichtcontroller
Reserve-ledlampenaantal 10

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelbruggenaantal 10
Batterijladersaantal 4
Megafoon
Portofoonsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Lichtgevende doekenaantal 8
Decoratieve sterrenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 4
Naamkaartjesaantal 20

Veiligheid

Afzethekkenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 8
EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Opscheptangenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Werk het lichtplan uit vóór je apparatuur reserveert. Noteer per onderdeel waar LED-spots, lichtslingers, lantaarns en lichtstatieven komen en hoeveel verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels daarvoor nodig zijn.
Test de stroomvoorziening tijdens een technische proef op locatie, niet alleen op papier. Controleer alle stroompunten en leg kabels waar bezoekers lopen af met kabelbruggen.
Plan de technische test uiterlijk één dag vóór het lichtspektakel. Test de lichtcontroller, batterijladers, reserve-ledlampen en communicatie met portofoons voordat de opbouw begint.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Bewaar gekoelde catering direct na ontvangst en controleer de voorraad opnieuw vóór vertrek naar de locatie.
Maak route- en parkeerinformatie en print bewegwijzering, programma en plattegrond uiterlijk de dag vóór het evenement. Neem extra pijlborden, programmastandaards en reservebatterijen mee; die worden vaak pas op locatie gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lichtspektakel organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Reserveer lichtapparatuur, meubilair en catering zodra het verwachte aantal bezoekers bekend is.
Wanneer moet ik de stroom voor een lichtspektakel testen?: Test alle stroompunten tijdens de technische test, bij voorkeur 1 dag vóór het evenement. Controleer dan ook verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels en kabelbruggen onder realistische belasting.
Wanneer moet de catering voor een lichtspektakel besteld worden?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk enkele dagen vóór het lichtspektakel door.
Wat moet ik op de dag van een lichtspektakel als eerste controleren?: Inspecteer eerst het terrein, de stroomvoorziening en de veiligheidsopstelling voordat apparatuur wordt geplaatst. Controleer daarna de lichtapparatuur, opgeladen batterijen, bewegwijzering en gekoelde catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.