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Lichtshow organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Lichtshow steht und fällt mit Strom, Sicherheit und einem klaren Ablauf. Plane zuerst Datum, Programm und Location, prüfe danach Genehmigungen und Anschlüsse. In der Woche vor der Veranstaltung werden Technik, Catering, Beschilderung und Lageplan verbindlich vorbereitet. Am Veranstaltungstag folgen Stromtest, technischer Test und die Kontrolle des Geländes. Diese Checkliste deckt auch die kleinen Dinge ab, die bei Lichtshows häufig zu spät auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Lichtkonzept ausarbeiten

    2 Personen

  • Sicherheitsplan erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Lichttechnik reservieren

  • Tische und Stühle reservieren

  • Technischen Test planen

    2 Personen

  • Routen- und Parkinformationen erstellen

  • Beschilderung drucken

  • Programm und Lageplan drucken

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Lichttechnik abholen

    2 Personen

  • Catering gekühlt lagern

    2 Personen

  • Geräte aufladen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Stromversorgung testen

    2 Personen

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Catering-Tisch aufbauen

    2 Personen

  • Lichtanlagen aufbauen

    4 Personen

  • Kabel sicher abdecken

    3 Personen

  • Lichtdekoration aufhängen

    3 Personen

  • Eingang und Route markieren

    2 Personen

  • Sicherheitszonen absperren

    3 Personen

  • Geschirr und Becher bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Technik programmieren

    3 Personen

  • Lichtshow technisch testen

    3 Personen

  • Briefing für Publikumsbetreuer

    4 Personen

Event

  • Eingang öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Lichtanlagen prüfen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikumsroute betreuen

    4 Personen

  • Lichtshow ankündigen

  • Lichtshow steuern

    3 Personen

  • Sicherheitsrunden durchführen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Letzte Lichtshow ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    4 Personen

Nachbereitung

  • Lichttechnik ausschalten

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration abholen

    3 Personen

  • Kabel und Absperrungen entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Lichttechnik zurückgeben

    2 Personen

  • Möbel zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Kaution und Materialien abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 80
  • BuffetischeAnz. 3
  • PartyzelteAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 10

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • AusgießkannenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 12
  • LED-LichterkettenAnz. 10
  • LED-LaternenAnz. 20
  • LichtstativeAnz. 8
  • Lichtcontroller
  • Ersatz-LED-LampenAnz. 10

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • KabelbrückenAnz. 10
  • BatterieladegeräteAnz. 4
  • Megafon
  • FunkgeräteAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

  • Leuchtende TücherAnz. 8
  • DekosterneAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • ProgrammständerAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 20

Sicherheit

  • AbsperrgitterAnz. 12
  • WarnwestenAnz. 8
  • Erste-Hilfe-Koffer
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane den technischen Test nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Lichtcontroller, LED-Spots, Lichtstative und alle Kabel mindestens einen Tag vorher gemeinsam im vorgesehenen Aufbau.
  • Kontrolliere jeden Stromanschluss einzeln und verlege Verlängerungskabel sowie Kabeltrommeln so, dass keine Wege offen überquert werden. Kabelbrücken und Absperrgitter gehören vor dem Einlass an ihre Position.
  • Lege den Sicherheitsplan fest, bevor du das Lichtkonzept abschließt. Berücksichtige Fluchtwege, dunkle Bereiche, die Position der Lichtstative und eine klare Beschilderung für Besucher.
  • Lade Geräte und Batterien spätestens am Vortag vollständig auf. Für Funkgeräte und Megafon solltest du Ersatzbatterien bereithalten und die Kommunikation im Team kurz testen.
  • Bestelle Catering erst nach der Anmeldefrist und erfasse Ernährungswünsche gesammelt. Lagere gekühlte Speisen nach der Abholung sofort richtig und kontrolliere vor dem Einlass, ob Tische, Geschirr und Programmständer vollständig bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich eine Lichtshow planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Genehmigungen, Stromanschlüsse und Lichttechnik sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann sollte die Lichttechnik getestet werden?
Plane den vollständigen technischen Test mindestens 24 Stunden vor dem Einlass. Teste dabei auch Stromversorgung, Lichtcontroller, Funkgeräte, Kabelwege und Ersatz-LED-Lampen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Lichtshow?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Bei warmem Wetter oder langer Außenveranstaltung solltest du zusätzlich Reserve einplanen.
Wann muss ich Catering und Ernährungswünsche organisieren?
Sammle Anmeldungen und Ernährungswünsche bis 7 bis 10 Tage vor der Lichtshow. Bestelle danach das Catering und plane die gekühlte Lagerung sowie die Ausgabe am Veranstaltungstag.

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