Checklist para organizar un espectáculo de luces

Organizar un espectáculo de luces requiere coordinar el programa, el espacio, la instalación eléctrica y la seguridad antes de abrir las puertas. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar en el orden correcto, desde reservar el lugar hasta recoger y revisar el equipo. La prueba técnica no debería dejarse para el mismo momento de la apertura: reserva tiempo para comprobar focos, guirnaldas, controlador, cables y baterías. También encontrarás lo que suele olvidarse, como los permisos, la información de aparcamiento y las preferencias dietéticas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Reservar el equipo de iluminación
Reservar mesas y sillas
Planificar una prueba técnica
2 personas
Crear información sobre la ruta y el aparcamiento
Imprimir señalización
Imprimir el programa y el plano
Comprobar el inventario
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger el equipo de iluminación
2 personas
Guardar el catering en frío
2 personas
Cargar el equipo
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Probar el suministro eléctrico
2 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Montar las instalaciones de luz
4 personas
Cubrir los cables de forma segura
3 personas
Colgar la decoración luminosa
3 personas
Señalizar la entrada y la ruta
2 personas
Delimitar las zonas de seguridad
3 personas
Preparar la vajilla y los vasos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Programar la técnica
3 personas
Prueba técnica del espectáculo de luces
3 personas
Briefing para los guías de público
4 personas

Evento

Abrir la entrada
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Comprobar las instalaciones de iluminación
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar la ruta del público
4 personas
Anunciar el espectáculo de luces
Operar el espectáculo de luces
3 personas
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar el último espectáculo de luces
Guiar a los visitantes hacia la salida
4 personas

Seguimiento

Apagar la iluminación
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar los cables y las barreras
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Devolver el equipo de iluminación
2 personas
Devolver el mobiliario
2 personas
Recoger objetos perdidos
Retirar los residuos
2 personas
Gestionar la fianza y los materiales

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Carpas de fiestacant. 2
Mantelescant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Jarras para servircant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Faroles LEDcant. 20
Trípodes de iluminacióncant. 8
Controlador de luces
Lámparas LED de repuestocant. 10

Equipo

Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Puentes de cablecant. 10
Cargadores de bateríascant. 4
Megáfono
Walkie-talkiescant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Telas luminosascant. 8
Estrellas decorativascant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 4
Tarjetas de nombrecant. 20

Seguridad

Vallas de separacióncant. 12
Chalecos reflectantescant. 8
Botiquín de primeros auxilios
Extintorescant. 2
Linternascant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Pinzas para servircant. 6
Bandejas de serviciocant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar con varias semanas de margen; después confirma los permisos y revisa por escrito cuántos puntos de electricidad estarán disponibles.
Haz el plan de iluminación sobre un plano del recinto: marca la posición de los focos LED, las guirnaldas, los trípodes, el controlador y los recorridos de los cables.
Programa una prueba técnica independiente antes del evento. Comprueba cada regleta y alargador, protege los cruces con puentes de cable y carga las baterías de repuesto.
Envía las invitaciones y fija una fecha límite para las inscripciones y las preferencias dietéticas; así podrás pedir el catering con cantidades cerradas y guardarlo en frío al recibirlo.
Prepara con antelación el programa, el plano, los carteles direccionales y la información de ruta y aparcamiento. El día del espectáculo, inspecciona el recinto antes de encender la instalación y deja previsto el tiempo de limpieza.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de luces?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar, comprobar permisos y contratar el equipo de iluminación. Deja la prueba técnica para varios días antes o para una franja independiente del montaje final.
¿Qué hay que comprobar de la electricidad en un espectáculo de luces?: Confirma el número y la ubicación de los puntos de electricidad, la carga disponible y la longitud necesaria de los cables. Haz una prueba completa antes de la apertura y lleva lámparas LED, baterías y cargadores de repuesto.
¿Cuándo se debe pedir el catering y recoger las preferencias dietéticas?: Recoge las preferencias al cerrar las inscripciones y pide el catering después de conocer el número final de asistentes. Fija el límite de respuestas entre 7 y 10 días antes para poder ajustar cantidades y conservar la comida en frío.
¿Qué material de seguridad hace falta para un espectáculo de luces?: Prepara vallas de separación, puentes de cable, walkie-talkies y baterías de repuesto, además de un plan de seguridad escrito. Revisa las rutas de paso y los cables durante la inspección del recinto, como mínimo 2 horas antes de recibir al público.

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