Checklist voor een lichtkunstfestival organiseren

Een lichtkunstfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen kunstwerken en verlichting regelen. Je moet bezoekers veilig door het terrein leiden, stroom en techniek per werk controleren en vooraf vastleggen wie tijdens de opening ingrijpt bij storingen. Begin met locatie, vergunningen en terreinindeling; werk daarna het programma, de publieksinformatie en de bezetting uit. Deze checklist helpt je om 78 taken en 66 benodigde spullen in de juiste volgorde af te werken, inclusief zaken die vaak pas op de laatste dag opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Kunstenaars bevestigen
Stroomplan maken
2 personen
Terreinindeling tekenen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Website bijwerken
Aanmeldingen openen
Catering reserveren
Technische materialen reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Buren informeren
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Programma publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Kunstwerken en techniek bevestigen
2 personen
Routeborden ontwerpen
Polsbandjes en plattegronden bestellen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Decoratie inkopen
2 personen
Printwerk ophalen
Techniek testen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen sorteren
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Terrein afzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Infobalie opbouwen
2 personen
Cateringbalie opbouwen
3 personen
Lichtinstallaties plaatsen
5 personen
Projectoren en schermen plaatsen
3 personen
Kabels veilig afwerken
3 personen
Stroomaansluitingen testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Programma en plattegronden klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Technische eindcontrole uitvoeren
3 personen
Infobalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Plattegronden uitdelen
2 personen
Kunstenaars begeleiden
2 personen
Lichtinstallaties monitoren
3 personen
Cateringbalie bemannen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Lichtshow starten
2 personen
Fotopunt begeleiden
Verlichting aanpassen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Lichtinstallaties uitschakelen
3 personen
Catering afsluiten
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein opruimen
5 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Lichtinstallaties afbouwen
5 personen
Kabels en techniek inpakken
3 personen
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Polsbandjes en borden afvoeren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Fotoapparatuur terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 6
Krukkenaantal 16
Barkrukkenaantal 8
Infobalie
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Projectorenaantal 4
Projectieschermenaantal 4
Mediaspelersaantal 4
Laptopsaantal 3
Verdeelstekkersaantal 12
Verlengkabelsaantal 18
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 100
Acculadersaantal 6
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 16
LED-lichtslangenaantal 10
Bouwlampenaantal 6
Lantaarnsaantal 12
Lichtfiltersaantal 20
Reserveledlampenaantal 20

Decoratie

Zwarte doekenaantal 12
Transparante folieaantal 10
Reflecterende dekensaantal 12
Kleurrijk foliepapieraantal 20
Vlaggenlijnenaantal 12
Kunststof klemmenaantal 100
Tie-wrapsaantal 100
Wayfindingbordenaantal 18
Programmapostersaantal 20
Fotowand
Pijlbordenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 24
Voedselcontainersaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Serveerschortenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalcontainersaantal 8
Handvegersaantal 4

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Antislipmattenaantal 12
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het stroomplan vóór je projectoren, mediaspelers en LED-verlichting definitief bevestigt. Noteer per kunstwerk het aansluitpunt, het benodigde vermogen en de lengte van verlengkabels; plan kabelgoten en kabelbinders op alle publieksroutes.
Teken de terreinindeling op schaal en loop de route één keer als bezoeker. Controleer daarbij zichtlijnen naar projectieschermen, donkere hoeken, de plek van routeborden en de afstand tussen kabels, tafels en doorgangen.
Plan een technische controle vóór de publieksopening. Laat per installatie beeld, lichtfilters, mediaspeler, laptop en reserveledlampen testen en wijs per zone een vrijwilliger met portofoon aan.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef de aantallen uiterlijk vóór de cateringbestelling door. Reserveer daarnaast voldoende zit- en informatieplekken: klapstoelen, statafels en een infobalie worden vaak te laat meegeteld.
Controleer de weersverwachting niet alleen op de festivaldag, maar ook 48 uur en 24 uur vooraf. Leg vast wanneer partytenten, zwarte doeken, transparante folie en stroomvoorzieningen worden aangepast of binnengehaald bij wind of regen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lichtkunstfestival organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met de locatie, vergunningen en kunstenaars. Reserveer technische materialen, catering en vrijwilligers uiterlijk 8 tot 12 weken voor de opening, zodat je nog tijd hebt voor wijzigingen.
Wanneer moet ik het stroomplan voor een lichtkunstfestival maken?: Maak een eerste stroomplan zodra de locaties van de kunstwerken bekend zijn, bij voorkeur 8 weken vooraf. Werk het uiterlijk 2 weken voor de opening bij nadat projectoren, LED-spots, mediaspelers en kabeltrajecten definitief zijn bevestigd.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lichtkunstfestival?: Reken minimaal één vrijwilliger per publiekszone en daarnaast één coördinator voor techniek en één aanspreekpunt bij de infobalie. Deel de definitieve diensten 2 weken vooraf in, inclusief een overlap van 30 minuten voor overdracht.
Wanneer moet ik de publieksroute en plattegrond klaar hebben?: Maak de routeborden en plattegrond uiterlijk 4 weken voor het festival, nadat de terreinindeling en kunstwerken zijn bevestigd. Laat printwerk en polsbandjes minimaal 7 dagen vooraf ophalen, zodat je fouten nog kunt herstellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.