Lichtkunstfestival organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere das Gelände und beantrage Genehmigungen frühzeitig. Rechne für Rückfragen und Nachbesserungen mindestens 6 bis 8 Wochen ein, besonders wenn Stromleitungen, Projektionen oder größere Besuchergruppen vorgesehen sind.
• Erstelle den Strom- und Geländeplan spätestens 3 Wochen vor dem Festival. Markiere darin Projektoren, Leinwände, Steckdosenleisten, Verlängerungskabel und Kabelkanäle; pro Stromkreis sollte eine verantwortliche Person eingetragen sein.
• Plane einen vollständigen Techniktest nach Einbruch der Dunkelheit, mindestens 7 Tage vor dem Termin. Prüfe dabei Projektoren, Medienplayer, LED-Spots, Lichtfilter und Ersatzlampen gemeinsam mit den Künstlern.
• Informiere Nachbarn und Helfer nicht erst kurz vor dem Aufbau. Schicke den Nachbarn mindestens 14 Tage vorher die Aufbau- und Abbauzeiten; teile die Freiwilligen spätestens 3 Tage vor dem Festival in Einlass, Infostand, Technik und Sicherheitswege ein.
• Kontrolliere Besucherinformationen und Wetter am Veranstaltungstag zweimal: morgens und 4 Stunden vor Beginn. Lege bei Regen oder Wind fest, welche Projektionsflächen, Zelte und Dekoration geschützt, umgestellt oder abgebaut werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Lichtkunstfestival organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Location, Genehmigungen, Künstler, Catering, Technik, Helfer und Besucherinformationen noch geordnet abstimmen.

Wann sollte der Stromplan für ein Lichtkunstfestival fertig sein?

Der Stromplan sollte spätestens 3 Wochen vor dem Festival stehen. Führe anschließend mindestens 1 vollständigen Testlauf mit der tatsächlich vorgesehenen Technik und den geplanten Kabelwegen durch.

Wie viele Helfer braucht ein Lichtkunstfestival?

Plane mindestens 1 Helfer pro Aufgabenbereich ein: Einlass, Infostand, Technik, Besucherwege und Notfallkommunikation. Bei wechselnden Schichten brauchst du pro Bereich zusätzlich eine Ablösung, damit niemand länger als etwa 4 Stunden ohne Pause arbeitet.

Wann müssen Nachbarn über das Lichtkunstfestival informiert werden?

Informiere die Nachbarschaft mindestens 14 Tage vor dem Termin schriftlich. Nenne Aufbau- und Abbauzeiten, erwartete Geräusche, die Festivaldauer und eine Kontaktperson für Rückfragen.

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